Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams im Fachbereich "Mikrostruktur Design und Degradation" in Berlin-Steglitz zum 01.01.2025 ein*e
Sekretär*in (m/w/d)
Ihre Aufgaben:
* Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Leitung und der ca. 25 Mitarbeiter*innen des Fachbereichs, u. a. Fachinformationsbeschaffung, Dienstreiseplanung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Terminverwaltung, Materialbeschaffung, Bearbeitung/Überwachung der Zeiterfassung, Protokollführung etc.
* Erstellung von interner und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch
* Vor- und Nachbereitung sowie Organisation von Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene
* Gestaltung und Korrektur von wissenschaftlichen Berichten, Prüfberichten und Gutachten
* Pflege von Datenbanken
* Ausbildung von Auszubildenden und Praktikant*innen
Ihre Qualifikationen:
* Eine mit mindestens befriedigend abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar
* Mehrjährige Erfahrung im Führen eines vergleichbaren Sekretariates
* Sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere in Microsoft Office
* Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
* Gute Englischkenntnisse sind wünschenswert
* Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
* Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
* Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, Lernbereitschaft, Durchsetzungsvermögen/Verhandlungsgeschick, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit
Unsere Leistungen:
* Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kompetenten und kollegialen Umfeld
* Individuelle Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen sowie fachliche und außerfachliche Weiterbildungsmöglichkeiten
* Offene Willkommenskultur, einem zertifiziert familienfreundlichen Arbeitsklima, regelmäßigen Feedbackgesprächen und kompetenten Ansprechpersonen, Nachhaltigkeit (u. a. Zuschuss zum Job-Ticket)
* Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken in Verbindung mit einem sozial ausgeglichenen Arbeitsumfeld sowie einem umfangreichen Weiterbildungsangebot
* Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (Work-Life-Balance) (Möglichkeit des mobilen Arbeitens [bis zu 60 %], flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub sowie Inanspruchnahme bis zu 12 Zeitausgleichstagen im Jahr sowie Teilzeitmöglichkeiten)
* Möglichkeiten der internen, fachübergreifenden Vernetzung sowie Teilnahme an Teamevents