Sekretärin / Sekretär (m/w/d) für das Vorzimmer der Fachbereichsleitung Personal und Organisation
* Standort: Köln
* Einsatzstelle: LVR-Dezernat 1: Personal und Organisation
* Vergütung: E7-E8 TVöD
* Arbeitszeit: Voll-/ oder Teilzeit
* unbefristet
* Besetzungsstart: nächstmöglich
* Bewerbungsfrist: 10.04.2025
Das sind Ihre Aufgaben
Sie unterstützen im Sekretariat den Leiter des Fachbereichs 12 „Personal und Organisation" in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sind ein wichtiges Bindungsglied nach innen und außen.
Dazu gehören folgende Tätigkeiten:
* Administrative Unterstützung: Organisation und Koordination von Terminen, Reisen und Besprechungen des Fachbereichleiters
* Kommunikation: Professionelle Korrespondenz; Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern
* Vorbereitung von Unterlagen: Erstellung von Präsentationen, Berichten und Statistiken sowie Unterstützung bei der Vorbereitung strategischer Meetings
* Veranstaltungsmanagement: Planung und Durchführung von internen und externen Events
* Office Management: Effiziente Gestaltung der Büroorganisation, Verwaltung von Dokumenten und Prozessen, und Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsablaufs im Office des Fachbereichleiters
* Projektassistenz: Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und Monitoring von Aufgaben und Fristen
Das bieten wir Ihnen
* Corporate Benefits
* 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
* Flexible Arbeitszeit
* Mobiles Arbeiten nach Vereinbarung
* Moderne Arbeitsplatz- und IT-Ausstattung
* Zentrale Lage
* Gute Verkehrsanbindung
Das bringen Sie mit
* Eine Ausbildung als
- Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement
- Rechtsanwalts- bzw./ und Notarfachangestellte*r
- Justizfachangestellte*r oder
* den Verwaltungslehrgang I oder
* alternativ eine Ausbildung in einem sonstigen kaufmännischen Beruf
Die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen Voraussetzungen (je nach Ausbildungsabschluss).
Worauf es uns noch ankommt
* Sie besitzen sehr gute Kenntnisse in der Anwendung der gängigen Microsoft -Standardsoftware (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sowie in der Digitalisierung von Dokumenten.
* Ihre vielseitigen und umfassenden Fachkenntnisse in einer Assistenzfunktion zeichnen Sie aus.
* Sie verfügen über sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse sowie eine ausgeprägte sprachliche Ausdrucksfähigkeit.
* Ihre Arbeitsweise ist geprägt durch ein hohes Maß an Eigeninitiative und persönlichem Engagement. Eine hohe Serviceorientierung ist für Sie selbstverständlich.
* Sie besitzen die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, komplexe Abläufe zu koordinieren und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen zu reagieren.
* Sie gewährleisten Vertraulichkeit bei allen Geschäftsvorfällen und legen großen Wert auf Loyalität.
* Ihr Auftreten ist souverän und Sie verfügen über ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten im Umgang mit Besucher*innen, Anrufer*innen und Gesprächspartner*innen.
Sie passen zu uns, wenn...
* ... Sie nach einer sinnstiftenden Tätigkeit suchen
Wir sind die treibende Kraft im Rheinland für eine vielfältige und inklusive Gesellschaft. Wir fördern und gestalten ein Miteinander, das auf Gleichberechtigung, Toleranz und Humanität baut. Durch eine Tätigkeit beim LVR zeigen Sie Ihren Einsatz für eine vielfältige Gesellschaft.
* ... Sie Vielfalt als Chance sehen
Vielfalt in der Gesellschaft zu ermöglichen und zu verwirklichen, heißt für uns: jeden Menschen mit seinen individuellen Stärken wahrzunehmen und anzuerkennen und ihn bedürfnisorientiert zu unterstützen.
* ... Sie sich fachlich und persönlich weiterentwickeln wollen
Als Arbeitgeber sehen wir uns als Wegebereiter, Unterstützer und Möglichmacher für unsere Mitarbeitenden. Ihre individuelle Entwicklungsmöglichkeit und die Entfaltung Ihres Potenzials liegt uns dabei besonders am Herzen.
Wer wir sind
Der Landschaftsverband Rheinland (LVR) arbeitet als Kommunalverband mit rund 22.000 Beschäftigten für die 9,8 Millionen Menschen im Rheinland. Mit seinen 41 Schulen, zehn Kliniken, 20 Museen und Kultureinrichtungen, vier Jugendhilfeeinrichtungen, dem Landesjugendamt sowie dem Verbund für WohnenPlusLeben erfüllt er Aufgaben, die rheinlandweit wahrgenommen werden. Der LVR ist Deutschlands größter Leistungsträger für Menschen mit Behinderungen und engagiert sich für Inklusion in allen Lebensbereichen. „Qualität für Menschen“ ist sein Leitgedanke.
Die 13 kreisfreien Städte und die zwölf Kreise im Rheinland sowie die StädteRegion Aachen sind die Mitgliedskörperschaften des LVR. In der Landschaftsversammlung Rheinland gestalten gewählte Mitglieder aus den rheinischen Kommunen die Arbeit des Verbandes.
Mehr Informationen über den LVR finden Sie unter www.lvr.de.
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Wir haben Ihr Interesse geweckt?
Frau Leonie Gronow
steht Ihnen als Recruiterin für Rückfragen zum Bewerbungsprozess gerne zur Verfügung.
* 0221 809-2692
Herr Andreas Hilden
steht Ihnen als Fachbereichsleiter Personal und Organisation für Rückfragen zum Aufgabenbereich gerne zur Verfügung.
* 0221 809-3760
Das benötigen wir von Ihnen
* Anschreiben
* Lebenslauf
* Nachweise über den Ausbildungsabschluss
* ein aktuelles Arbeitszeugnis bzw. eine aktuelle dienstliche Beurteilung
Falls Sie Ihren Ausbildungsabschluss im Ausland erlangt haben, fügen Sie bitte einen Nachweis über die Gleichwertigkeitsfeststellung/Anerkennung der für Ihren Berufsabschluss zuständigen Stelle bei. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte dem Wirtschafts-Service-Portal.NRW.