What we offer: Assistenz der Standortleitung und des Leitungsteams Erledigung administrativer Aufgaben., z.B. Reiseorganisation Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Townhalls und Workshops Terminkoordination Unterstützung bei strategischen Projekten Mitarbeit bei der Durchführung von Optimierungsprojekten Teilweise Leitung von strategischen Teilprojekten Recherche, Analyse und Aufbereitung von relevanten Informationen für die Entscheidungsfindung sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen Office Management am Standort Münster Ansprechpartner/in für das Team unsere Kollegen für Fragen rund um den Standort und allgemeine Organisationsangelegenheiten Kontaktperson/Ansprechpartner für externe Dienstleister Sicherstellung eines effizienten und strukturierten Büroablaufs. Verwaltung und Organisation von Büromaterialien und -einrichtungen Bestellung und Verwalten von Büromaterialen Verwaltung des Fuhrparks Koordination und Verwaltung der A1-Visa-Anträge Organisation und Koordination von Weiterbildungsmaßnahmen, Mitarbeiterevents und Onboarding-Prozessen für neue Mitarbeiter. Projekte im Bereiche Office Management Unterstützung bei administrativen Projekten (Prozessoptimierung, etc.) Eigenverantwortliche Durchführung von Projekten im Rahmen des Office Managements Unterstützung bei Audits (Vorbereitung, Teilnahme und Nachbereitung) Förderung der proaktiven Kommunikation (z.B. Mitarbeit bei der Erstellung von Newslettern, etc.) Tasks and Qualifications: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position, vorzugsweise in einem dynamischen, internationalen Umfeld wünschenswert Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu managen Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Ausgeprägte proaktive kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen Fähigkeit, proaktiv zu arbeiten und flexibel auf kurzfristige Anforderungen zu reagieren Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Stressresistenz Souveränes Auftreten und exzellentes Zeitmanagement Teamorientierte Arbeitsweise, kombiniert mit einer selbstständigen und strukturierten Herangehensweise