Zweck & Gesamtrelevanz für die Organisation:
Sicherstellen der administrativen Unterstützung des Vorgesetzten sowie der Abteilung.
Verantwortlichkeiten :
1. Wahrnehmen des routinemäßigen Schriftverkehrs, um eine termingerechte und zielgenaue Reaktion sicherzustellen
2. Formatieren, eingeben und bearbeiten verschiedener Materialien wie Schriftverkehr, Memos, Protokolle, Berichte und vertrauliche Dokumente
3. Pflegen und aktualisieren von Akten, Dateien, Aufzeichnungen, Organigrammen und anderen graphischen Darstellungen
4. Telefonanrufe annehmen und sondieren, eingehende Post kontrollieren und den E-Mail-Account der Abteilung verwalten
5. Unterstützen des Teams beim Erstellen von Ankündigungen und Newslettern
6. Mitwirken bei der Erstellung/Überarbeitung von Präsentationen
7. Interne und externe Besprechungen/Konferenzen planen, inkl. Raumbuchungen
8. Organisieren, Koordinieren und Abwickeln sämtlicher Reisen für die Mitarbeiter des Teams, einschließlich der Flug- und Hotelbuchungen, Beantragung von Visa, Fahrzeugreservierungen und Vorkehrungen für die Abholung vom Flughafen, sowie die üblichen Probleme in diesem Zusammenhang termingerecht lösen
9. Erstellen von Reisekostenabrechnungen
10. Bearbeiten der Kostenstellen der Abteilung, einschließlich der regelmäßige Überwachung der Budgets, Freigabe von Rechnung zur Gewährleistung korrekter Buchhaltungsvorgänge
11. Wichtigste Kontaktperson für das Informationsmanagement (z. B. im Intranet), sicherstellen, dass der Inhalt des Intranets aktuell ist
12. Mitwirken bei und koordinieren von Projekten und Aufgaben wie gefordert/angewiesen, z.B. Zeitwirtschaft und Personalplanung
13. Durchführen von operativen Aufgaben unter Aufsicht der jeweilig beauftragenden Abteilung
14. Unterstützung des Teams und des Managements
Allgemeine Aufgaben:
15. Bestellen von Bürobedarf
16. Administration der Einkaufs-Plattform mit Erstellung von Shopping Carts sowie Bestellungen. Bei Bedarf Angebotsanfragen bei internen und externen Anbietern. Anlage und Verwaltung von Material- und Lieferantendaten. Überwachung von Bestellungen, Wareneingangsbuchung und Vorbereitung der Rechnungsprüfung.
17. Koordination und Administration von Investitionsanträgen und Anlagenummer sowie Rechnungsprüfung in Abstimmung mit dem SSC.
18. Administration des Workflow Investmentantrag
19. Beantragen von Investitionen (z.B. IT- und Kommunikationsunterstützung bei der Beantragung von neuen Laptops, Mobiltelefonen) und Umbuchung von Rechnungen
20. Stammdatenanlage von temp. Mitarbeitern (< 1 J.) und externen Mitarbeitern in Self Service Tool
21. Koordination & Administration von Videokonferenzen
22. Pflegen des Datensystems wie angewiesen
23. Unterstützen beim Einrichten neuer Büros und bei Umzügen
24. Pflegen der Urlaubsplanung für das Team
25. Korrekturlesen von Dokumenten/Präsentationen
26. Kennt, versteht und stellt Informationen über Normen und Abläufe zur Verfügung
27. Planung und Durchführung von Werksführungen
Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten :
28. Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
29. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
30. Gute Kommunikationsfähigkeiten
31. Ein hohes Maß an Serviceorientierung beim Umgang mit internen und externen Interessengruppen und Kunden
32. Gute organisatorische Fähigkeiten
33. Ein gutes Zahlenverständnie
34. Fortgeschrittene PC Software Kenntnisse inkl. SAP
35. Fortgeschrittene Kenntnisse Neuer Medien & Anwendungen wie MS Teams
Benötigte Ausbildung und Erfahrung / Mindestanforderung:
36. 3 Jahre Berufserfahrung wünschenswert
37. Berufserfahren und voll qualifiziert/ausgebildet
38. Grundkenntnisse in verwandten Arbeitsbereichen