Für unseren Klienten, ein global agierendes Münchner Single Family Office, sehen wir uns aktuell nach einem neuen Teammitglied in Vollzeit um:
Aufgaben
* Allgemeine Büroorganisation: Sie übernehmen die Verantwortung für die reibungslose Organisation des Büros. Dazu gehört auch die Betreuung von Besuchern sowie die Annahme von Telefonanrufen und der Empfang von Gästen, auch wenn dies eher selten vorkommt.
* Schnittstelle für externe Dienstleister: Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für unsere externen Dienstleister, einschließlich Reinigungskräften, Kurierdiensten, der Hausverwaltung und dem Hausmeister, um einen effizienten Ablauf aller Dienstleistungen sicherzustellen.
* Unterstützung bei internen Veranstaltungen: Sie helfen bei der Planung und Organisation von internen Veranstaltungen und Teamaktivitäten, um das Teambuilding und die Unternehmenskultur zu fördern.
* Ordnung und Sauberkeit: Sie sind verantwortlich für die allgemeine Ordnung im Büro sowie in der Küche/Teeküche und sorgen dafür, dass alle Bereiche stets einladend und sauber sind.
* Dokumentenmanagement: Sie erstellen, bearbeiten und legen Dokumente im digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ab, um eine effiziente und strukturierte Verwaltung von Informationen sicherzustellen.
* Datenbankpflege: Sie pflegen und aktualisieren unsere internen Datenbanken, um die Informationen stets aktuell und griffbereit zu halten.
* Reiseorganisation: Sie unterstützen bei der Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich der Buchung von Unterkünften, um die Reiseabläufe für unsere Mitarbeiter so angenehm und effizient wie möglich zu gestalten.
* Reisekostenabrechnung: Sie unterstützen die Erstellung der Reisekostenabrechnungen und tragen somit zur genauen und fristgerechten Abwicklung finanzieller Angelegenheiten bei.
Qualifikation
* Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
* Sie bringen idealerweise Erfahrung in einer ähnlichen Position mit, gerne auch aus der Tourismus- oder Hotelbranche.
* Sie haben gerne bereits Erfahrung im Eventmanagement gesammelt.
* Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.
* Sie haben fundierte Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen.
* Sie sind sicher im Umgang mit modernen IT-Systemen, gerne auch DMS.
* Sie arbeiten strukturiert und legen Wert auf Ordnung.
* Sie zeichnen sich durch Selbstständigkeit und eine proaktive Arbeitsweise aus.
* Sie zeigen Hilfsbereitschaft und Diplomatie im Umgang mit anderen.
* Sie haben eine positive Haltung, sind teamfähig und agieren transparent
* Sie sichen eine langfristige, neue Aufgabe.
Benefits
Mitarbeiterausflüge, Work-Life-Balance, Familiäres Umfeld, Förderung der persönlichen Weiterentwicklung, familiäres Umfeld, ausgeglichener Workload, selbstständiges Arbeiten, sichere Position, wunderschönes Büro im Altbau mit sehr zentraler Lage, Getränke, Obst, Snacks, u.w.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Wir sind eine etablierte Personalberatungsfirma aus München und im Bereich der Assistenzvermittlung sowie im Outplacement tätig.
Unsere Spezialisierung liegt als Management Support dabei in der Besetzung von administrativen, kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Assistenzstellen sowie Positionen im Personalwesen.
Wir besetzen ausschließlich Office Jobs in Festanstellung.
Zudem bieten wir Ihnen als Headhunter auch die klassische Direktsuche an.