Ihre Aufgaben bei Roche Diagnostics:
Physische Archivierung Official Records
* Annahme von Schriftgut und erfassen in Datenbank
* Selbstständige Einlagerung intern oder extern nach Vorgabe/Richtlinie
* Sicherstellen aktueller Daten (z.B. Record-Owner) in der Datenbank
* Bereitstellung von Schriftgut
* Vernichtung von Schriftgut gemäß Vorgaben/Richtlinien in Abstimmung mit
* dem Record-Owner
Beauftragung und Monitoring externer Partner für Archivierung
* Mitarbeit bei Entwicklung der Strategie für die Einlagerung
Elektronische Archivierung Official Records
* Entgegennahme und Vorbereitung (z.B. Scanfähig, Vollständig, SAP Verknüpft)
von Schriftgut zur Digitalisierung
* Digitalisieren von Official Records nach Vorgabe mit Qualitäts- und Vollständigkeitskontrolle sowie Ablage in geeignete Aufbewahrungssysteme
* Monitoring der Ablageorte
* Vernichten der Originale nach Vorgabe
* Betreuung und Sicherstellung Verfügbarkeit der eingesetzten Hardware (Scanner)
* Beauftragung externer Partner für Scanaufträge bei Bedarf
Bearbeitung und Verteilung aller eingehenden und ausgehenden Postsendungen
* Postsendungen von intern und extern entgegennehmen und entsprechend den Vorgaben digitalisieren und digital versenden, Ausnahmen davon sind definiert.
* Pflege der Stichworte für das digitale Postsystem
* Anfragen und Bereitstellung von physisch erforderlichen Sendungen sowie Ausnahmen bearbeiten
* Temporäre Unterstützung am Servicepoint
* Drucken und Kuvertieren von ausgehenden Sendungen
* Ausgehende Sendungen entgegennehmen und nach Vorgaben frankieren und zur Abholung bereitstellen
* Betriebsbereitschaft der Maschinen sicherstellen (Frankier- und Kuvertiermaschinen)
Das sollten Sie als Sachbearbeiter * Central Archiving für Roche mitbringen:
* Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder ähnlich
* Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Englisch mind. B1)
* Idealerweise fundierte Berufserfahrung im vorgenannten Bereich
* Gute MS-Office Kenntnisse / Google Anwendungen und SAP Kenntnisse
* Umfangreiche DV-Kenntnisse, Digitale Verarbeitung, Arbeiten mit Datenbanken, Archivierung von Schriftgut, Aufbewahrungsfristen, Coremap, gute Dokumentationspraxis
* Franz & Wach ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt. Diese Stellenausschreibung richtet sich grundsätzlich an Menschen jeglichen Geschlechts oder Alters, jeglicher Herkunft, Orientierung oder Identität!
Franz & Wach Personalservice GmbH
Im Thal 2
82377 Penzberg
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