Deine Aufgaben
► Unterstützung bei der Projektakquise
1. Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
2. Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Expert:innen
3. Layout Prüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
4. Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen
► Unterstützung bei der Projektbetreuung
5. Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
6. Ansprechpartner:in für Konsortialpartner, Expert:innen für administrative Angelegenheiten
7. Prüfung von Rechnungen, Time Sheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen
► Büromanagement
8. Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminmanagement
9. Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge…)
10. Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
11. Sprachliche Prüfung, Layout und Formatierung von Texten