Management Assistant (m/f/d)
The Opportunity:
Under limited supervision, perform a wide range of administrative duties including conducting research, preparing statistical reports and spreadsheets, preparing correspondence, reports and presentations, handling information requests, planning conferences and meetings, providing purchasing and payroll support, making travel arrangements, and maintaining calendars and schedules.
Ihre Aufgaben:
* Allgemeine Assistenzaufgaben, Verwaltung der Postaufträge, Meetingräume, Besucherparkplätzen etc.
* Organisation von Unternehmensveranstaltungen (Townhall, Sommerfest, Konferenzen, Tagungen und Meetings etc.) einschließlich der Erstellung von Präsentationen.
* Terminvereinbarung.
* Enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung, zu Bestandsaufzeichnungen sowie Erstellung von Reiseberichten und weiteres monatliches Reporting.
* Reisebuchungen, inkl. Flugbuchungen, Hotel- und Restaurantreservierungen.
* Verwaltung und Organisation des Büromaterials und Aufbau & Pflege der entsprechenden Lieferantenbeziehungen.
* Kommunikation mit der Gebäudeverwaltung zu Schäden und Änderungen an Büroräumen.
* Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitenden.
* Aktive Mitarbeit im Rahmen unseres Produktionssystems zur kontinuierlichen Verbesserung „Avantor Business System (ABS)“ sowie Unterstützung bei Verbesserungsprojekten.
Das sollten Sie mitbringen:
* Ein erfolgreich abgeschlossenes administratives Studium oder eine Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich.
* Einschlägige, relevante Berufserfahrung als Assistenz (Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz von Vorteil).
* Fließende Deutsch und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift).
* Exzellenter Umgang mit MS Office.
* Ausgezeichnetes Zeitmanagement und die Fähigkeit Prioritäten zu setzen.
* Hohes Maß an Eigeninitiative und Stress Resilienz.
* Organisationstalent, Detailorientierung sowie Kommunikationsgeschick und Diskretion.
* Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (verbal, am Telefon und per E-Mail) mit einer kundenserviceorientierten Einstellung.
Das bieten wir:
* Attraktive Mitarbeitervergünstigungen, Benefits und JobRad.
* Betriebliche Altersvorsorge mit 20% Arbeitgeberzuschuss.
* Vermögenswirksame Leistungen mit Arbeitgeberzuschuss.
* Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
* Unterstützung beim dualen Studium und bei Meisterstellen.
* Betriebliches Angebot zu Gesundheitsthemen und Beratung.
* Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm, Teamevents und andere Initiativen.
Warum Avantor?
Trauen Sie sich, Karriere zu machen. Schließen Sie sich unserem globalen Team von mehr als 14.000 Mitarbeitern an, die mit ihrer Leidenschaft für Entdeckungen und ihrer Entschlossenheit, Herausforderungen zu meistern, unermüdlich die lebensverändernde Wissenschaft voranbringen.
Wir helfen Ihnen unbeirrt auf diesem Weg durch unsere vielfältige, gleichberechtigte und integrative Kultur, die personalisierte Lernerfahrungen beinhaltet, um Ihre berufliche Entwicklung und Ihren Erfolg zu fördern. Bei Avantor können Sie es wagen, über sich hinauszuwachsen und zu sehen, wie die Auswirkungen Ihrer Beiträge die Wissenschaft in Bewegung setzen, um eine bessere Welt zu schaffen. Bewerben Sie sich noch heute!
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