Geschäftszeichen: 11.1/2/111/2024 Für das Kreisjugendamt – mit Sitz in Gelnhausen - suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet für 2 Jahre, eine Assistenz (m/w/d) der Amts- und Abteilungsleitung Aufgaben: Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Amtsleitung (Sicherstellung der Erreichbarkeit telefonisch sowie bei digitalem und analogem Posteingang; Führung des Schriftverkehrs) Führen und Bearbeiten von Personalangelegenheiten der rund 170 Mitarbeiterinnen (Zeiterfassung, Dienstbefreiung, Krankendatei, Urlaubsdatei, Homeoffice-Regelungen, Arbeitszeitveränderungen) sowie regelmäßige und selbstständige Berichterstattung an die Amts- und Abteilungsleitungen Sitzungsmanagement (Vorbereitung, Organisation, Betreuung und Begleitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, auch digital per Videokonferenz oder extern, Abrechnung von Sitzungsgeldern) Krisenmanagement (Beschwerden registrieren und Ablauf koordinieren; zielgerichtete Weiterleitung von Eingängen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit) Kommunikations- und Informationsmanagement (interne und externe Terminkoordination für die Amtsleitung; Einholung, Vor- und Nachbereitung von Auskünften und Unterlagen; Pflege digitaler Umlauf von Fachexperten) Ablage- und Wiedervorlagemanagement sowie Archivierung Erledigung von Sonderaufgaben für die Amtsleitung Das Stellenprofil erfordert: Eine abgeschlossene Berufsausbildung in der öffentlichen Verwaltung oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und nachgewiesene Berufserfahrung in den benannten Tätigkeitsbereichen Sichere Anwendung von Microsoft-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und weiterer EDV-Systeme sowie Internetrecherchen Wertschätzende, vertrauensvolle und verbindliche Kommunikation Sicheres Auftreten und eine sehr gute mündliche sowie schriftliche Ausdrucksfähigkeit Sorgfältige, eigenverantwortliche und termingerechte Aufgabenwahrnehmung Schnelle Auffassungsgabe und einen guten Überblick, auch bei hoher Belastung Ein hohes Maß an Flexibilität und Organisationsgeschick Die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung Unser Angebot: Vollzeitstelle, befristet für 2 Jahre Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist grundsätzlich möglich Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD Betriebliche Altersvorsorge Bedarfsorientierte Fort- und Weiterbildungsangebote Betriebliches Gesundheitsmanagement Kostenfreie Parkmöglichkeiten, kostengünstiges Jobticket, hauseigene Kantine, Jobrad Ihr Kontakt: Zur Klärung Ihrer fachlichen und inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen die Amtsleiterin Frau Hentschel, Tel: 06051/ 85 11301, gerne zur Verfügung. Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren finden Sie unter: www.mkk.de Bewerbungsfrist: 30.11.2024 Wir bevorzugen Online-Bewerbungen direkt über unser Jobportal (karriere.mkk.de). Bewerbungen per Mail an bewerbungmkk.de sind möglich. Bewerbungen per Post sollten keine Originale oder Mappen beigelegt werden – auf Grund der Fülle der Verfahren ist es leider nicht möglich, Bewerbungsunterlagen zurückzusenden. Diese richten Sie bitte unter Angabe des Geschäftszeichens 11.1/2/111/2024 an: Kreisausschuss des Main-Kinzig-Kreises, Amt 11.1 – Personaldisposition, Barbarossastraße 24, 63571 Gelnhausen.