Ihre Benefits
* Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld
* Ein motiviertes Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
* Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildungen im Bereich Office Management
* Moderne Büroräume und eine wertschätzende Unternehmenskultur
* Kennwort:StaffX1
Ihr Einsatz
* Freundlicher und professioneller Empfang sowie Betreuung nationaler und internationaler Gäste
* Erste:r Ansprechpartner:in für Anliegen von Gästen und Kolleg:innen – selbstständige Lösung oder Weiterleitung an die zuständigen Stellen
* Professionelle Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
* Eigenständige Pflege des E-Mail-Accounts der Reception und Bearbeitung eingehender E-Mails
* Einhaltung und Umsetzung der Unternehmenssicherheitsregeln, inklusive Kontrolle der Zutrittsberechtigungen
* Aufklärung und Erläuterung der Sicherheitsrichtlinien für Besucher:innen
* Eigenständige Bearbeitung der im Empfangsbereich anfallenden Rechnungen (Prüfung, Kontierung & Abstimmung mit dem Einkauf)
* Koordination von Terminen mit relevanten Dienstleistern und Handwerkern zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe
* Sorgfältige Pflege von Dokumentationen (z. B. Besucherlisten, Parkplatzverwaltung, Parkkarten-Vergabe)
* Bestellung von Büromaterialien, Obstkörben sowie Kaffee- und Teespezialitäten
* Verantwortung für die interne Postverteilung und Sicherstellung einer zielgerichteten Zustellung
* Unterstützung bei administrativen Projekten und Office-Management-Aktionen
Ihr Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Erste Berufserfahrung im Empfangsbereich oder in der Kundenbetreuung
* Pragmatische und serviceorientierte Arbeitsweise zur optimalen Lösung von Anliegen
* Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und proaktive Arbeitsweise mit ausgeprägter Organisationsfähigkeit
* Kommunikationsstärke und sicheres, professionelles Auftreten
* Teamfähigkeit und Leidenschaft für innovative Wege
* Sichere Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (B2) in Wort und Schrift
* Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
* Bereitschaft zur Arbeit im wöchentlich alternierenden Schichtdienst