Ihre Aufgaben:
* Unterstützung des Cluster Leads sowie anderer Mitglieder des Leitungsteams in allen administrativen Angelegenheiten
* Planung und Koordination der Büroorganisation des Clusters und der sub-Cluster
* Organisation und Nachbereitung von internen und externen Meetings und Veranstaltungen mit nationalen und internationalen Teilnehmenden einschließlich aller damit verbundenen logistischen Aufgaben
* Verantwortung für Vendor Management inklusive on-/offboarding
* Erstellen von POs inklusive Überwachung des Rechnungs- und Genehmigungsprozesses
* Korrespondenz mit internen und externen Partnern in deutscher und englischer Sprache
* Verantwortung für Reisemanagement (Planung, Buchung, Abrechnung, Genehmigung) in BOB und Concur
* Zeitdatenpflege in SAP
* Verantwortung für das allgemeine Bestellwesen in SmartBuy inkl. IT
Ihre Qualifikationen:
* Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung zur Bürokaufmann/-kauffrau, Fremdsprachensekretär oder vergleichbare Qualifikation
* Berufserfahrung ials Assistenz/Projektassistenz
* Fundierte Kenntnisse der innerbetrieblichen Koordination und Organisation des Austauschs mit anderen Abteilungen sowie im Umgang mit externen Partnern
* Sehr gute EDV Kenntnisse (MS Office, SharePoint, Outlook, BOB, Teams, SAP)
* Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein sowie kompetentes, sicheres Auftreten in einem interkulturellen Umfeld und auf allen Managementebenen
* Eigenständige Arbeitsweise verbunden mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren
* Hohes Maß an Proaktivität, Selbstständigkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität
* Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, Vertrauenswürdigkeit sowie Zuverlässigkeit
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ihre Vorteile:
* Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
* Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team