Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.000 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.
Im Personaldezernat der Universität Heidelberg, Abteilungen 5.1 und 5.2, sind baldmöglichst bis zu zwei Stellen als
Teamassistenz - Schreibservice (w/m/d)
zu besetzen.
Das Dezernat Personal ist mit den Bereichen der Abteilungen 5.1 und 5.2 verantwortlich für die Personaladministration der Beschäftigten und Beamt*innen der Universität Heidelberg, von der Einstellung oder Ernennung über eine mögliche Beurlaubung oder Freistellung bis hin zur Beendigung der Tätigkeit. Die Abteilungen verstehen sich als interne Dienstleisterinnen und nehmen dabei neben der beratenden Funktion bei personal- und dienstrechtlichen Fragestellungen für Mitarbeiter*innen auch Aufgaben im Rahmen des Reisemanagements sowie in der administrativen Begleitung der Berufungsverfahren wahr. Der Schreibservice ist dabei die übergreifende Servicestelle der Abteilungen 5.1 und 5.2 bei der Vorbereitung, Unterstützung und Abwicklung der mit obigen Tätigkeiten verbundenen Aufgaben.
* Assistenz für die Personalreferent*innen im operativen Tagesgeschäft und bei Sonderaufgaben
* Korrespondenz und allgemeine Schreibaufgaben
* Bearbeitung der Post (auch elektronisch)
* Allgemeine Verwaltungstätigkeiten (insbesondere Formularerstellung, Bearbeitung und Abwicklung der Jobticketanträge, Bearbeitung der Webseiten)
* Ablage und Aktenpflege
* Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation/-management oder gleichwertige Ausbildung im Verwaltungsbereich
* Einschlägige Berufserfahrung im Assistenz-/Verwaltungswesen
* Organisationsgeschick, Engagement und Verantwortungsbewusstsein
* Sehr gute Kenntnisse und routinierter Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook
* Gute Kenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten mit Adobe Acrobat Pro
* Bereitschaft sich in digitale Prozesse einzuarbeiten
* Gute Englisch- und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Diskretion, Kommunikationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine ausgeprägte Servicementalität
* Ein abwechslungsreiches und interessantes Aufgabengebiet
* Ein aufgeschlossenes und engagiertes Team
* Eigenständiges Arbeiten mit der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
* Weiterbildungsmöglichkeiten und persönliche Entwicklung
* Jobticket als bezuschusstes Deutschlandticket und die Möglichkeit der Anmietung eines vergünstigten Parkplatzes, Fahrradleasing
* Einen Arbeitsplatz in zentraler Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
* Vergünstigte Nutzung der Mensen der Universität
* Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeits- und Teilzeitmodelle
Die Stellen stehen unbefristet zur Verfügung und sind grundsätzlich teilbar. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 TV-L.
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