Ihre Aufgabe ist die Unterstützung der Geschäftsführung und des Vorstands in der Organisation und Weiterentwicklung der Stiftung. Der Fokus Ihrer Arbeit liegt in der alltäglichen Administration im Stiftungsmanagement und der Sicherstellung der Governancestrukturen sowie der Finanzbuchhaltung.Tätigkeitsfeld1. Assistenz der Geschäftsführung & KommunikationDirekte Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen, organisatorischen und strategischen AufgabenSchnittstelle zum internen Team, externen Partnern und Förderern – Sicherstellung eines reibungslosen InformationsflussesOrganisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen & Meetings (Erstellung von Unterlagen, Protokollen, Follow-ups)Bearbeitung von Telefonanfragen und allgemeine KorrespondenzOrganisation, Vor- und Nachbereitung von digitalen, hybriden und analogen Veranstaltungen2. Mitarbeit im Fundraising & FördermittelmanagementPflege der CRM-Datenbank (FundraisingBox)Erstellung von ZuwendungsbescheinigungenUnterstützung bei der Kommunikation mit Spendenden und Fördergebenden3. Unterstützung in der FinanzbuchhaltungBearbeitung von Rechnungen und BelegenUnterstützung bei der Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen für externe SteuerberaterPflege von Übersichten und Controlling-DokumentenZuarbeit für und Erstellung von Tätigkeits-, Sach- und Finanzberichten4. Steuerung der internen BüroorganisationKoordination von Dienstleistern und internen AbläufenBearbeitung und Versand von Armbändchen-Bestellungen im Charity-ShopUnterstützung bei der Erstellung von Briefen, Einladungen und Dankesschreiben