Informationen zum Job Die Research Alliance Ruhr (RAR) sucht für das Research Center Future Energy Materials and Systems (RC FEMS) an der Universität Duisburg-Essen in der Fakultät für Physik für die neu berufene Professur Funktionale Ferroische Systeme (FFS) am Campus Duisburg zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement. Das interdisziplinäre RC FEMS hat zum Ziel, neue, dringend benötigte Materialien für zukunftsfähige, nachhaltige Energiesysteme zu entwickeln. Zu diesem Zweck besetzt das RC FEMS wesentliche Schnittstellen zwischen etablierten Schwerpunktthemen. Dies ermöglicht einen ganzheitlichen Ansatz, der starke interdisziplinäre Expertise und wissenschaftliche Kreativität vereint, um einen entscheidenden Beitrag zur Energiezukunft auf Basis neuer Materialien zu leisten. Die neu berufene Professur FFS an der Fakultät für Physik im Fachgebiet Experimentalphysik der Universität Duisburg-Essen ist Teil des RC FEMS. Sie betreibt Grundlagenforschung zu den physikalischen Eigenschaften, der Charakterisierung und der Nutzung neuer Materialien für zukünftige Informations- und Kommunikationstechnologien. Besetzungszeitpunkt schnellstmöglich Vertragsdauer unbefristet Arbeitszeit 39 Std. 50 Min. (100%, Teilzeitbeschäftigung ist möglich) Ihre Aufgabenschwerpunkte Sie verwalten selbstständig die Konten für Haushalts- und Drittmittel inkl. Überwachung und Verwaltung der Kostenstellen sowie Budgetverschiebungen und Umbuchungen Sie verwalten die Abwicklung von Drittmittelprojekten Sie sind verantwortlich für die Planung, Organisation und Unterstützung bei der Durchführung von nationalen und internationalen wissenschaftlichen Veranstaltungen wie Konferenzen, Symposien, Workshops und Vorträgen inkl. Programmplanung und -versand, Buchung von Tagungsorten, Unterkünften und Catering, Teilnehmermanagement, Ansprache von Referenten/innen und Betreuung der externen Gäste (auch in englischer Sprache) Sie wickeln Beschaffungsvorgänge inkl. Einholung von Angeboten, Durchführung von Bestellungen und Kontierung selbstständig ab Sie sind zuständig für die Abwicklung von Personalangelegenheiten, Beantragung von Personalmaßnahmen sowie Führen und Kontrollieren von Personallisten Sie erledigen allgemeine Sekretariatsaufgaben inkl. Aktenführung, Terminkoordination, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung Sie führen die Korrespondenz mit Mitgliedern (Wissenschaftlern/innen) sowie universitätsinternen und -externen Partnern/innen per E-Mail, Telefon oder Post (auch in englischer Sprache) Ihr Profil abgeschlossene Berufsausbildung als Veranstaltungskaufmann/-frau, Bürokaufmann/-frau, European-Management-Assistant, kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung mit mindestens der Gesamtnote "befriedigend" sehr gute Kenntnisse im Rechnungswesen, wenn möglich im universitären Zusammenhang gute bis sehr gute Kenntnisse in der Abwicklung von Drittmittelprojekten gute bis sehr gute Kenntnisse der Standardsoftware für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Termin- und Adressverwaltung (Microsoft Office) Grundkenntnisse der ERP-Software SAP fließende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Erfahrungen in der Büroorganisation Kenntnisse der für die Universität relevanten Ordnungen und Richtlinien sind von Vorteil aufgeschlossene, serviceorientierte Persönlichkeit mit organisatorischem Geschick und ausgeprägter Kommunikations- und Teamfähigkeit sicheres und souveränes Auftreten sowie sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit Flexibilität, viel Eigeninitiative, selbstständige Arbeitsweise, hohe Motivation, Verbindlich- und Zuverlässigkeit, Belastbarkeit Sie erwartet ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder Beratung bei familiären Pflegeaufgaben ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport) Bewerbungsfrist 2025-05-20 Kennziffer 171-25 Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung, siehe untenstehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 171-25. Zur Onlinebewerbung https://udue.de/ZfjX8 Informationen zur Stelle Weitere Informationen zur RAR, zum RC FEMS und zur Fakultät für Physik finden Sie unter: https://www.uaruhr.de/forschung/research-alliance-ruhr/rc-future-energymaterials-and-systems/ https://www.uni-due.de/physik/