Roche fosters diversity, equity and inclusion, representing the communities we serve. When dealing with healthcare on a global scale, diversity is an essential ingredient to success. We believe that inclusion is key to understanding people’s varied healthcare needs. Together, we embrace individuality and share a passion for exceptional care. Join Roche, where every voice matters.
Position
Als IP Administrative Assistant sind Sie für die folgenden Aufgaben verantwortlich:
* Allgemeine administrative Aufgaben insbesondere umfassend: Anwendung von Microsoft Office/Google Programmen; Elektronische Kommunikation und Terminkoordination;
* Kontinuierliche Optimierung der Abläufe/Vorgänge im IP Paralegal/Assistant Team; Kenntnisse in der Bedienung des internen Datenverarbeitungsprogramms der Patentfunktion inkl. Eingabe relevanter Daten.
* Administrative Unterstützung bei Formalvorgängen im Patentwesen, die unter Anleitung seitens Paralegal / Patent Attorney durchgeführt werden: Bearbeiten/Erstellen/Vorbereiten von sich wiederholenden standardisierten und dokumentierten einfachen Formalvorgängen (z.B. Prüfungsantrag, Fristverlängerung, Zahlungsauftrag)
* Bearbeiten von Patentdaten in internen Datenbanken (z.B. Dokumentenuploads) Erfassung der zitierten Literatur in den Anmeldetexten und von im weiteren Patentverfahren zitierten Entgegenhaltungen.
* Überwachung und Pflege von Fristen;
* Führung der elektronischen Akte sowie bei der Archivierung der Papierakten.
* Reise- und Seminarbuchung und -abrechnung, insbesondere umfassend: Terminplanung und Organisation von Dienstreisen für den Verantwortungsbereich in Abstimmung mit internem/r Auftraggeber/in; Im wesentlichen selbständige Abrechnung der Dienstreisen unter Berücksichtigung der relevanten Vorschriften.
* Selbständige Übernahme von Bearbeitungen des Bestellwesens, der Beschaffung und des Versands von der Angebotseinholung bis hin zur Prüfung und Versorgung der Rechnung.
* Aktive Mitarbeit bei der Organisation von Meetings, Unterstützung beim Event Management (z.B. Abteilungsveranstaltungen, interne und externe Workshops, Customer Area Patent Attorney Meetings).
* Organisatorische Vorbereitung von Besuchen relevanter Roche-Vertreter oder externer Gäste in Abstimmung mit Auftraggeber/in. Unterstützung bei On/Offboarding, Ausweis/Zutrittsmanagement.
* Mitarbeit in den relevanten Teams zur Gestaltung/Optimierung abteilungsinterner Prozesse, in den Patent-Site-übergreifenden Netzwerken oder bei der Implementierung neuer patent spezifischen IT Tools
* Kontinuierliche Weiterbildung im Patentrecht und in patentrechtlichen Formvorschriften
Wer Sie sind:
* Ihre Berufsausbildung als Patentanwaltsfachangestellte/r oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung haben sie erfolgreich abgeschlossen
* Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung und Sie sind bereit sich kontinuierlich im Bereich des Patentwesens weiterzubilden
* Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung
* Sie sind mit MS-Office Anwendungen, SAP, sowie mit Collaboration Tools, und dem Arbeiten in globalen (virtuellen) Teams und Netzwerken bestens vertraut
* Ihre gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sowie ihr Umgang mit Komplexität zeichnen Sie aus
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Who we are
At Roche, more than 100,000 people across 100 countries are pushing back the frontiers of healthcare. Working together, we’ve become one of the world’s leading research-focused healthcare groups. Our success is built on innovation, curiosity and diversity.
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