Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung unseres Dienstleistungskreises New Business, speziell in den Bereichen PreSales, Ausschreibungen und Pitches.
Deine Aufgaben
1. Teams anlegen und verwalten : Unterstützung beim Aufbau und der Organisation von Teams für PreSales-Aktivitäten und Pitches.
2. Dokumente raussuchen und verwalten : Recherche und Zusammenstellung von relevanten Unterlagen, Präsentationen und Informationen für Ausschreibungen und Angebote.
3. Meetings planen und organisieren : Koordination und Vorbereitung von Meetings und Workshops für PreSales-Projekte, einschließlich der Erstellung von Agenden und Protokollen.
4. Reminder und Deadlines überwachen : Unterstützung bei der Überwachung von Deadlines für Ausschreibungen und Projekten sowie das Setzen von Erinnerungen für das Team.
5. Ausschreibungs-Portal-Management : Verwaltung von Ausschreibungsportalen, Bearbeitung von Bieterfragen und Sicherstellung der fristgerechten Abgabe von Angeboten.
6. Formulare ausfüllen : Unterstützung beim Ausfüllen von Formularen für Ausschreibungen und PreSales-Prozesse.
7. CRM Update : Pflege und Aktualisierung des CRM-Systems mit relevanten Kunden- und Projektdaten.
8. Feedback einholen : Organisation und Dokumentation von Feedbackrunden nach Pitches und Projekten.
9. Retro und Nachbereitung : Durchführung von Retrospektiven und Nachbereitung von Projekten zur kontinuierlichen Verbesserung.
10. Vorlagen erstellen : Erstellung und Pflege von Vorlagen für Präsentationen, Diagramme und andere Materialien zur Unterstützung des PreSales-Prozesses.
Dein Profil
11. Erfahrung im Bereich Projektassistenz, idealerweise im New Business oder PreSales.
12. Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
13. Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint und Excel.
14. Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen (Microsoft Dynamics).
15. Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
16. Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Wir bieten
17. Flexible Arbeitszeiten für eine ausgeglichene Work-Life-Balance bei einem der familienfreundlichsten Arbeitgeber Deutschlands
18. Offene Kommunikation und wirklich flache Hierarchien zwischen allen Kolleg:innen der team neusta Gruppe
19. Mobiles Arbeiten
20. Kinderbetreuung sowie die Nutzung eines Eltern-Kind-Büros
21. Umfangreiche Möglichkeiten zur Weiterbildung (Soft Skills, Technologien, Plattformen und Methoden)
22. Diverse Sport- und Eventangebote
23. Eine betriebliche Altersvorsorge bei den neusta Versorgungswerken
24. Möglichkeiten zum Bike-Leasing
25. Ein hundefreundliches Büro