Die Stadt Bochum mit ca. 373.000 Einwohnerinnen und Einwohnern ist mit einer Vielzahl anspruchsvoller Wissenschafts-, Bildungs- und Kulturstätten sowie vielen Einrichtungen für Freizeit, Sport und Erholung eines der wirtschaftlichen und kulturellen Zentren des Ruhrgebiets.
Wir suchen Sie für das Familienpädagogische Zentrum als engagierte*n
Büroassistent*in (w/m/d)
für die Institutsleitung des
Familienpädagogischen Zentrums
Kennziffer: 51-FPZ-80-2
Bewerbungsfrist: 04.02.2025
Bewertung: EG 8 TVöD (21075 € - 25664 € in Abhängigkeit Ihrer einschlägigen Berufserfahrung)
Die Beschäftigung erfolgt in Teilzeit 19,5 Std./Woche. Diese Aufgaben erwarten Sie:
Sie nehmen Verwaltungstätigkeiten wie das Annehmen von Telefonaten, die Koordinierung von Terminen für die Institutsleitung, Protokollführung in Sitzungen, Vorbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen, Entgegennahme und Weiterleitung von Beschwerden und Anfragen wahr. Sie verfassen Anschreiben und Vorlagen, erledigen die Zuarbeit zu konkreten Fragestellungen, Zuarbeit zum Jahresabschluss und allgemeine Korrespondenz mit Klient*innen, Institutionen und Kooperationspartner*innen.
Sie sind für die Vorbereitung des Fach- und Finanzcontrollings, Datenverwaltung zuständig. Sie erstellen und führen Statistiken.
Des Weiteren stellen Sie das Zahlenmaterial für Jahresberichte der Kinder- und Jugendhilfe und der Erziehungsberatungsstellen zusammen.
Zu Ihren Aufgaben gehört die Mitwirkung an der Koordinierung und Beantragung von verschiedenen Landeszuschüssen einschließlich der Erstellung der Verwendungsnachweise.
Sie sind für Verwaltungs- und Beschaffungsangelegenheiten, Haushalts-, Kassen- und Rechnungsangelegenheiten zuständig.
Sie unterstützen die Institutsleitung in allgemeinen Personalangelegenheiten wie Koordination der Sekretariate des Familienpädagogischen Zentrums oder der Praktikant*innenbetreuung (Schüler- und Verwaltungspraktikant*innen).
Sie möchten sich einen persönlichen Eindruck über die Tätigkeit verschaffen? Gerne ermöglichen wir Ihnen eine Hospitation. Melden Sie sich hierfür bei Yvonne de Haen-Grimberg mit der Telefonnummer 0234 910-9470. Das sind Ihre Qualifikationen und Fähigkeiten:
Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement im öffentlichen Dienst in NRW bzw. zur/zum Verwaltungsfachangestellte*n oder verfügen über einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder Angestelltenlehrgang I.
Sie haben auch die Möglichkeit sich zu bewerben, wenn Sie über eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement verfügen und die Bereitschaft mitbringen, den Basislehrgang am Studieninstitut Ruhr baldmöglichst zu absolvieren.
Sie verfügen über sichere Kenntnisse in Word, Excel, Outlook.
Sie haben Erfahrung im Erstellen von Statistiken.
Eine freundliche und wertschätzende Kommunikation verbal und in Schriftform, auch in schwierigen Situationen, ist für Sie selbstverständlich.
Das kann die Stadt Bochum Ihnen bieten:
Sie erwartet ein vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabenfeld in angenehmer und wertschätzender Arbeitsatmosphäre.
Uns sind die Mitwirkung und Beteiligung unserer Mitarbeitenden wichtig. Die Kernaktivität "Vorreiterin modernen Stadtmanagements" der Bochum Strategie steht bei uns im Fokus. Davon können auch Sie profitieren und Ihre Zukunft mitgestalten. Wir freuen uns auf Ihre Ideen und Anregungen!
Die Dienststelle ist sowohl mit öffentlichen Verkehrsmitteln als auch mit dem Auto gut erreichbar.
Jobrad bzw. Dienstrad
Jobticket für Tarifbeschäftigte
Gleitzeit
Homeoffice nach Absprache entsprechend der dienstlichen Erfordernisse
Unbefristeter Arbeitsvertrag
Bezahlung nach Tarifvertrag im öffentlichen Dienst oder Landesbesoldungsgesetz
Betriebliche Altersvorsorge
Familienfreundliche Arbeitsbedingungen
Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Vielfältige Rabatte durch Corporate Benefits
Zeitkontingent für Vorsorgeuntersuchungen
Die Stadt Bochum gestaltet Ihre Zukunft mit Plan!
Mit der Bochum Strategie sind wichtige Weichen der Stadtentwicklungen gestellt. An diesem Erfolgskonzept können Sie aktiv mitwirken. Hier wird eine fachübergreifende Zusammenarbeit an gesamtstädtischen Projekten großgeschrieben. Der Kompass für gute Zusammenarbeit und Führung schafft den Rahmen für eine moderne, gestaltende und dienstleistungsorientierte Stadtverwaltung.
Wir sind eine moderne und innovative Dienstleistungsverwaltung im Herzen des Ruhrgebiets. Um diesen Anspruch und die Qualitäten unserer Arbeit kontinuierlich zu verbessern, stärken wir Diversität und kulturelle Vielfalt. Wir pflegen eine Unternehmenskultur, die von gegenseitigem Respekt und Wertschätzung geprägt ist.
Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte sind ausdrücklich willkommen.
Sie arbeiten eng mit einer weiteren Büroassistentin mit identischem Tätigkeitsprofil zusammen. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung kann, orientiert an den dienstlichen Erfordernissen und in gemeinsamer Absprache, vereinbart werden. Teilen Sie uns dazu bitte Ihre Vorstellungen mit.