Für unseren Standort Coburg suchen wir zur Verstärkung des Teams eine
Assistenz des Vorstands (m/w/d)
Das bieten wir Ihnen:
Als innovatives, inhabergeführtes Familienunternehmen mit starken regionalen Wurzeln und ausgeprägter internationaler Ausrichtung bieten wir sichere und attraktive Arbeitsplätze und stehen unseren Beschäftigten mit flexiblen Angeboten in allen Lebensphasen zur Seite.
Zu unserem umfangreichen und standortspezifischen Leistungsangebot gehören u.a.:
1. flexible Arbeitszeiten und Arbeitsformen (z.B. mobiles Arbeiten)
2. modern und ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze
3. attraktive leistungsbezogene Vergütung
4. individuelle Einarbeitungsprogramme für neue Mitarbeitende
5. vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
6. umfangreiche Gesundheitsangebote z.B. Fitnesskurse und firmeninterne Physiotherapie
7. kostengünstige Mahlzeiten mit abwechslungsreichen Angeboten und frischen Salaten
8. kostenlose PKW- und geschützte Fahrradstellplätze
9. gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
10. Teamevents (z.B. jährlicher KAESER-Lauf)
Das sind Ihre Aufgaben bei uns:
11. Vorstandskorrespondenz in Deutsch und Englisch sichten, priorisieren und bearbeiten
12. Kommunikation zwischen dem Vorstand, allen Stellen im Unternehmen, unseren Niederlassungen im In- und Ausland, Geschäftspartnern, Händlern und Großkunden sicherstellen
13. interne und externe Anfragen an den Vorstand koordinieren, vorlegen und die beschlossenen Maßnahmen überwachen
14. Aufgaben, Termine und Wiedervorlage-Aktivitäten detailliert planen, koordinieren und überwachen
15. Entscheidungsvorlagen vorbereiten und weiterleiten
16. nationale und internationale Aufsichtsratssitzungen, Hauptversammlungen sowie interne und externe Besprechungen vorbereiten, organisieren, protokollieren und nacharbeiten, dazugehörige Unterlagen bereitstellen
17. Aktivitäten von Verbänden, Beratungsunternehmen und Rechtsanwaltskanzleien/Notariate koordinieren
18. Vorträge und Präsentationen nach Vorgaben in Deutsch und Englisch erstellen
19. Geschäftsreisen der Vorstandsmitglieder sowie Veranstaltungen planen, organisieren und nachbereiten
20. Daten und Unterlagen zur Information des Vorstandes selbstständig beschaffen und aufbereiten
Das wünschen wir uns von Ihnen:
21. abgeschlossene wirtschaftliche oder kaufmännische Ausbildung, idealerweise Zusatzqualifikation als Fremdsprachen- oder Europasekretär (m/w/d)
22. mehrjährige Erfahrung in einem Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat im internationalen Umfeld
23. interkulturelles Interesse
24. routinierter und versierter Umgang mit Google-Tools (Docs, Tabellen, Präsentationen)
25. sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, Französischkenntnisse von Vorteil
26. sicheres, verbindliches und stilvolles Auftreten
27. exzellente Umgangsformen
28. absolute Diskretion sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
29. effizientes Zeitmanagement
30. hohes Maß an zeitlicher Flexibilität
31. Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Motivation
32. selbstständiges, strukturiertes und zielgerichtetes Arbeiten
33. gutes Organisationsgeschick