Wertschätzendes Umfeld: Ein verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum mit tiefgreifender und umfassender Unterstützung in der Einarbeitungsphase sowie exzellente Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen zur Förderung deiner fachlichen und persönlichen Kompetenzen (u.a. Karriereprogramme, Fortbildungen und Trainings).
Vielfältigkeit inspiriert: Vielfältige Unternehmenskultur in einem aufgeschlossenen Team in einer national und international renommierten Organisation für anwendungsorientierte Forschung.
Flexibilität leben: Ausgeglichene Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Vernetzung verbindet: Institutsübergreifend und international. Gemeinsam mit über 32.000 Mitarbeitenden.
Im Herzen Thüringens zu Hause: Modernes Institutsgebäude. Erstklassig ausgestattete Labore, Meeting-Points und Kreativbereiche. Lunch&Meet in unserer neuen Bio-Kantine.
Lust auf Mehr? Willkommen in unserem Team in Ilmenau!
Deine Aufgaben im Empfangsbereich/Sekretariat:
Du hast deinen Arbeitsplatz im Foyer und organisierst von dort alle Aufgaben, wie:
Organisation des Empfangs: du bist die erste Anlaufstelle für Besucher und Gewerke
Du legst Wert auf kompetente, freundliche und souveräne Kommunikation
Du bist verantwortlich für die Paketannahme, die Büromaterialbestellung und die Ausgabe von Schlüsseln
Planung und Betreuung von hausinternen Veranstaltungen, Konferenzen sowie Besprechungen
Tagungsraumverwaltung inklusive Bewirtung
Organisation von Catering unter Einhaltung der hausinternen Vorgaben
Allgemeine Administration und Büroorganisation, z. B. Terminkoordination, Ablage, Eingangs- und Ausgangspost (digital)
Schriftverkehr allgemein
Zusammenarbeit mit der Verwaltung bei der Erstellung von Reports und Statistiken und Zuarbeiten
Bearbeitung von Einzelaufträgen, die dem Wesen nach zu der Tätigkeit gehören oder sich aus betrieblicher Notwendigkeit ergeben
Präsentationen erstellen für dich betreffende Themen
Bearbeitung der Zeitwirtschaft (befindet sich in der Planungsphase)
Deine Aufgaben in den Fachbereichen:
Buchhaltung: Lieferscheine kontrollieren, Rechnungen verbuchen
Reisestelle: Sichtung/Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Kontrolle auf Vollständigkeit, evtl. Buchung von Hotels/Transport
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Erfahrungen in der Buchhaltung sind erforderlich
SAP-Kenntnisse erforderlich
Vorkenntnisse Travel Management von Vorteil (Hotelbuchungen, Bahntickets buchen, Mietwagen koordinieren, …)
Erfahrungen in der Zeitwirtschaft sind von Vorteil
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
Spaß an vielfältigen Aufgaben
Verantwortungsbewusstsein und Spontanität
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit MS Office, vor allem Excel, Word und PowerPoint