Event- und Office-Koordinator (m/w/d) - 80% Remotemöglichkeit *IP JETZT BEWERBEN
Ihre Aufgaben:
* Sie organisieren regionale und globale Team-Events und sorgen dafür, dass diese reibungslos ablaufen – von der Planung über die Koordination bis zur erfolgreichen Durchführung
* Sie behalten den Überblick über die Buchung von Catering und Meetingräumen und stellen sicher, dass alle Veranstaltungen optimal vorbereitet sind
* Sie verwalten die Belegung von Shared Desks sowie die Vergabe von Büroausweisen und sorgen dafür, dass die Arbeitsplätze effizient genutzt werden
* Sie begleiten das Onboarding und Offboarding neuer Teammitglieder und stellen sicher, dass alle notwendigen Zugänge, Geräte und Dokumente vollständig bereitgestellt werden
* Sie übernehmen das Travel- und Expense-Management, koordinieren Reisebuchungen und stellen eine korrekte und termingerechte Abrechnung der Reisekosten sicher
* Sie unterstützen das Team in administrativen und organisatorischen Aufgaben, darunter die Erstellung und Nachverfolgung von Schulungsunterlagen sowie die fristgerechte Einholung erforderlicher Unterschriften
Ihr Profil:
* Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als kaufmännische/r Fachwirt/in oder Betriebswirt/in, oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation
* Sie bringen mindestens sechs Jahre Erfahrung in kaufmännischen oder administrativen Funktionen mit – idealerweise in mittelständischen oder großen internationalen Unternehmen, Behörden oder Verbänden
* Sie sind versiert im Umgang mit gängigen Business-Anwendungen wie Microsoft Office und ERP-Systemen (z. B. SAP)
* Sie haben Erfahrung in der pharmazeutischen Industrie und kennen die spezifischen Anforderungen dieser Branche
* Sie arbeiten strukturiert, lösungsorientiert und eigenverantwortlich, behalten stets den Überblick und setzen Prioritäten richtig
* Sie treten souverän und serviceorientiert auf, kommunizieren klar und professionell – sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch
Unsere Kontaktdaten: