Wir sind mit 1.200 Planbetten und 2.000 Mitarbeitenden eines der größten Fachkrankenhäuser für Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatik in Baden-Württemberg. In fünf spezialisierten Kliniken an mehreren Standorten behandeln wir Patientinnen aus dem gesamten Spektrum der Erwachsenenpsychiatrie und der Psychosomatik. Ihre Aufgaben Büromanagement mittels moderner elektronischer Bürokommunikationsmittel (Termin- und Aufgabenplanung, Korrespondenz, Mailings, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Bestellwesen, etc.) Vorbereitung von Tagesordnungen, Systematisierung der Unterlagen, Erstellung von Präsentationen für diverse Sitzungen und Besprechungen sowie Protokollierung der Ergebnisse Erstellung und Pflege eines digitalen Archivs Pflege der Intranetseiten des Personalrats, der Schwerbehindertenvertretung und der Beauftragten für Chancengleichheit mittels Sharepoint Selbstständige Planung und Organisation von Veranstaltungen wie beispielsweise Betriebsausflüge, Jubiläumsfeiern, Ferienprogramm, Personalversammlungen inkl. Check der Technik, Preisverhandlungen mit Anbietern und Problemlösungen während der Veranstaltungen Betreuung des Terminbuchungsportals, z.B. für Anmeldungen zum Ferienprogramm Budgetverwaltung in enger Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung Unterstützung bei Wahlen (PR, JAV, SchwbH, BfC) durch Erstellung von Wahlunterlagen und Wahlhelferaufgaben bei den Wahlen Terminkoordination und Schriftverkehr für den bEM-Beauftragten und die BfC Kommunikation mit Mitarbeitenden, Besucherinnen und Teilnehmenden von Veranstaltungen Ihr Profil Kauffrau /-mann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation, staatl. geprüfter Sekretärin, oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung Berufserfahrung von Vorteil, gerne geben wir aber auch lernbereiten Berufsanfängerinnen eine Chance fundierte PC-Anwenderkenntnisse im MS Office-Bereich und die Fähigkeit und Bereitschaft, sich Spezialanwendungen schnell anzueignen Grundkenntnisse der gesetzlichen Grundlagen, Datenschutz und die Bereitschaft, diese weiter auszubauen gute kommunikative Fähigkeiten, sicheres und freundliches Auftreten sowie absolute Diskretion Organisationsgeschick in der Planung und Durchführung von Aufgaben mit dem notwendigen Überblick und sinnvoller Priorisierung im Bedarfsfall Vertretung in anderen Sekretariaten Flexibilität und Zuverlässigkeit Wir bieten Ihnen ein interessantes Aufgabengebiet mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten gute Einarbeitung anhand eines strukturierten Einarbeitungskonzeptes flexible Arbeitszeiten in der 5-Tage-Woche, Vergütung nach TV-L und vielfältige Angebote unseres Personalentwicklungssystems ein umfangreiches Angebot im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements (z.B. Massagen, Pilates, Kochkurse, Rückenschule) vergünstigte Freizeitangebote für Mitarbeitende (z.B. Fitnessclubs, Freizeitbäder, Tanzstudios) Arbeiten auf einem Gelände mit einer wunderschönen Parkanlage kostenlose Parkmöglichkeiten / Jobrad / bezuschusstes Jobticket Kindertagesplätze, die in kooperierenden Einrichtungen auf unserem Betriebsgelände bezuschusst werden Die Stelle ist in Voll- oder Teilzeit und ab sofort unbefristet zu besetzen. Für Fragen kontaktieren Sie bitte Herrn Ralf Reichenbach, Personalratsvorsitzender, Tel. 06222 55-1263 oder Frau Petra Kral, Stv. Personalratsvorsitzende, Tel. 06222 55-1260. Bewerbungsfrist: 29.11.2024 Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung.