Für meine Notarkanzlei in Friedrichshafen suche ich ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n:
Office-Manager/-in (m/w/d)
für allgemeines Büromanagement, Terminkoordinierung und Kundenbetreuung vor Ort.
Aufgaben
Das sind Ihre Aufgaben:
Unser Team braucht Ihr Engagement: Sie sind ein organisiatorisches Multitalent und suchen ständig nach neuen Herausforderungen? Bei uns haben Sie die Möglichkeit Verantwortung zu übernehmen und über sich hinaus zu wachsen.
Ihr Aufgabenschwerpunkt ist die eigenständige Koordinierung der Termine des Notars, die Betreuung der Vor-Ort-Termine sowie die Betreuung des Empfangs. Ferner unterstützen Sie den Notar bei der Anpassung der Verträge während der Beurkundungstermine.
Sie koordinieren die Termine des Notars und unterstützen diesen durch Begrüßung der Kunden der Notarkanzlei vor ihrem Beurkundungstermin sowie durch Entgegennahme der für den Termin benötigten Unterlagen, die Sie auch einer ersten Prüfung unterziehen. Ferner übernehmen Sie den telefonischen Erstkontakt mit unseren Kunden und leiten diese an die jeweiligen Sachbearbeiter weiter oder notieren das Anliegen der Kunden.
Weiterhin übernehmen Sie einfache Bürotätigkeiten wie die Pflege der Grundbuchdaten in unserer Notarsoftware oder die Anfertigung von Kopien und beglaubigten Abschriften. Perspektivisch übernehmen Sie zudem weitere Aufgabenbereiche wie die Gestaltung einfacher notarieller Urkunden und tragen so zur Entlastung des gesamten Teams bei.
Qualifikation
Sie sind es gewohnt, mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Kunden, auch unter Zeitdruck, zu arbeiten?
Sie sind zugleich freundlich und aufgeschlossen, haben ggf. bereits Erfahrung im dienstleistungsorientierten Umgang mit Kunden (bspw. Hotelfach oder Gastronomie)?
Sie haben aber auch ein besonderes Auge auch fürs Detail und arbeiten gerne zuverlässig und exakt?
Dann sind Sie bei uns herzlich willkommen!
Benefits
Warum in unserem Team mitarbeiten?
Wir bieten...
* eine Ihren Fähigkeiten und Ihrer Motivation entsprechende attraktive Vergütung
* einen modern ausgestatteten und sicheren Arbeitsplatz direkt am Bodensee
* eine umfassende Einarbeitung und Integration ins Team
* einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich mit viel Kundenkontakt
Bei Interesse senden Sie mir gerne Ihre Bewerbung. Wir freuen uns auf Sie!