Teilzeitwünsche werden individuell geprüft
Aufgaben
1. Professionelle Abwicklung der Sekretariats- und Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung
2. Begleitung und Unterstützung bei Projekten
3. Vorbereitung von Gremienunterlagen
4. Selbständige Erledigung der Korrespondenz sowie Aufbereitung und Archivierung von Unterlagen und der Steuerung der Wiedervorlagen
5. Verlässliche Termin- und Reiseplanung für die Geschäftsführung
6. Selbständige Organisation von Kunden- und Geschäftsbesuchen sowie von Präsenz- und online-Besprechungen inklusiv der Vor- und Nachbereitung entsprechender Unterlagen
7. Souveräner Umgang mit der Bearbeitung der täglichen Informationsfülle
8. Eigenständiges Erstellen von Auswertungen, Statistiken und Präsentationsunterlagen
9. Koordination von Themen beispielsweise zu Informationssicherheit oder Datenschutz sowie Modellierung von Prozessen
10. Bearbeitung ressortübergreifender Themen und Vertretung des Sekretariats der anderen Ressorts
Erwartungen
11. Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
12. Betriebswirtschaftliche Zusatzqualifikation wünschenswert
13. Profunde Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich
14. Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und hohe soziale Kompetenz
15. Loyalität und absolute Vertrauenswürdigkeit
16. Organisationstalent, zielorientierte, eigenständige und präzise Arbeitsweise sowie Durchsetzungsfähigkeit
17. Sicherer Umgang mit den gängigen PC-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote)
18. Gute sprachliche und schriftliche Ausdrucksform
19. Sicheres und gewandtes Auftreten
20. Transparenz und Kommunikationsstärke
21. Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil