ARBEITSORT: Bremen, Deutschland
AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN:
* Besetzung des Front Office mit zugehörigen Empfangstätigkeiten
* Bearbeitung aller Beschaffungsanfragen (Waren, Lizenzen und Dienstleistungen) in unserem Dynamics ERP System
* Überwachung des Workflows aller Beschaffungsanfragen bis hin zur Abrechnung
* Auswahl der Lieferanten sowie Erstellen von Preisvergleichen
* Rechtliche Vorprüfung von Angeboten/Verträgen
* Koordination des Facility-Managements (u.a. Reinigung, Security, Versorger (Wasser, Strom) für die deutschen Niederlassungen sowie Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung und externen Dienstleistern
* Organisation der Büromaterialien
* Allgemeine administrative Tätigkeiten wie Bearbeitung der Ein- und Ausganspost, Versand und Unterstützung bei der Eventplanung
ERFAHRUNG UND QUALIFIKATIONEN:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* Erfahrung im Einkauf oder in der Buchhaltung vorteilhaft, aber nicht zwingend notwendig
* Du bist routiniert im Umgang mit den MS-Office Anwendungen sowie Dynamics ERP System
* Du hast Freude an serviceorientierten organisatorischen Aufgaben
* Du arbeitest strukturiert und selbstständig
* Du arbeitest gerne im Team
* Du bist kommunikativ und lässt Dich auch in stressigen Momenten nicht aus der Ruhe bringen
* Du verfügst über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
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LOCATION: Bremen, Germany
TASKS AND RESPONSIBILITIES:
* Staffing of the front office with associated reception activities.
* Processing of all procurement requests (goods, licenses and services) in our Dynamics ERP system
* Monitoring of the workflow of all procurement requests up to invoicing
* Selection of suppliers and preparation of price comparisons
* Legal pre-audit of offers/contracts
* Coordination of facility management (including cleaning, security, utilities (water, electricity) for the German branches as well as cooperation with the facility management and external service providers
* Organization of office materials
* General administrative tasks such as processing incoming and outgoing mail, shipping and support in event planning
EXPERIENCE AND QUALIFICATIONS:
* Completed commercial training
* Experience in purchasing or accounting is advantageous but not mandatory
* You are experienced in using MS-Office applications as well as Dynamics ERP system
* You enjoy service-oriented organizational tasks
* You work in a well-structured and independent manner
* You enjoy working in a team
* You are communicative and don't let yourself get rattled even in stressful moments
* You have a good knowledge of written and spoken English