Megaforce ist ein international tätiges Unternehmen mit Standorten in Europa, Asien und Lateinamerika. Wir sind spezialisiert auf die Entwicklung und den Bau von temporären Bauten, Sonderkonstruktionen und modularen Systemen für Events, Messen und Großveranstaltungen weltweit.
Unsere über 30-jährige Erfahrung macht uns zu einem der führenden Anbieter für temporäre Infrastrukturlösungen – von klassischen Bühnen bis hin zu komplexen Sonderbauten für internationale Veranstaltungen. Mit Tochtergesellschaften wie Megaforce ASIA und Megaforce LATAM sind wir global aufgestellt und arbeiten eng mit internationalen Kunden und Partnern zusammen.
Als modernes Unternehmen legen wir großen Wert auf flache Hierarchien, offene Kommunikation und ein starkes Team, das sich gegenseitig unterstützt. Zur Verstärkung suchen wir einen Office Manager (m/w/d), der unsere Büroabläufe koordiniert und mitgestaltet.
Büroorganisation & Verwaltung
* Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
* Pflege und Aktualisierung von Telefonlisten
* Koordination von Visitenkarten, Mail-Signaturen und Firmenschildern
* Verwaltung von Schlüsseln und Zutrittsberechtigungen
* Verwaltung und Instandhaltung der Büroausstattung (Drucker, Telefone, IT-Zubehör)
* Koordination von Reinigungspersonal, Handwerkern und externen Dienstleistern
* Ansprechpartner für Mietverträge, Versicherungen und Bürosicherheit (z.B. Brandschutz, Erste-Hilfe)
* Verbesserung des Workflows in der Büroorganisation
* Pflege des Bestellsystems für Büro- und Verbrauchsmaterial
Event- & Meeting-Management
* Organisation von internen Meetings inkl. Catering
* Planung und Durchführung von Betriebsveranstaltungen
* Planung von Teamevents, Firmenausflügen und Workshops
* Koordination und Versand von Weihnachtskarten und Präsenten
Onboarding & Mitarbeiterbetreuung
* Bereitstellung von Arbeitskleidung, Firmen-Equipment und Willkommenspaketen
* Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
* Verwaltung von Firmengiveaways
Kommunikation & Schnittstellenfunktion
* Versand und Verwaltung von Rund-Mailings
* Unterstützung bei internen und externen Anfragen
* Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen (z.B. HR, Einkauf, Buchhaltung)
Reiseorganisation & Reisekostenmanagement
* Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen und Bahnreisen für Mitarbeiter
* Verwaltung von Firmenkreditkarten und Spesenabrechnungen
* Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen
* Unterstützung bei Visaanträgen oder internationalen Reisedokumenten
Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung
* Terminkoordination und Kalenderverwaltung für Führungskräfte
* Vorbereitung von Präsentationen, Reports und Dokumenten
* Protokollführung bei Meetings
* Unterstützung bei vertraulichen und administrativen Aufgaben
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Berufserfahrung im Bereich Office Management, Assistenz oder Verwaltung von Vorteil
* Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (internationale Kommunikation erforderlich)
* Spanischkenntnisse von Vorteil, aber nicht zwingend notwendig
* Organisationstalent, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
* Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
* Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
* Diskretion und Zuverlässigkeit, insbesondere bei sensiblen Themen
* Freude daran, Prozesse aktiv mitzugestalten
* Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Gestaltungsspielraum
* Ein offenes, herzliches Team mit flachen Hierarchien
* Kurze Entscheidungswege und eigenverantwortliches Arbeiten
* Moderne Ausstattung und flexible Arbeitszeiten
* Regelmäßige Team-Events und Firmenveranstaltungen
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