Gemeinsam mit zwei anderen Kolleginnen bilden Sie die Verwaltung und sind für die folgenden Aufgabenbereiche zuständig:
* Sie sind die erste Ansprechperson für Interne wie Externe. Konkret heißt das: Sie betreuen während unserer Erreichbarkeitszeiten unsere zentrale Telefonnummer, hören außerhalb unserer Rufzeiten unseren Anrufbeantworter ab, koordinieren Termine und empfangen Gäste. Zudem sind Sie für die Bearbeitung unseres allgemeinen E-Mail-Postfaches zuständig und die Ansprechperson für unsere unterschiedlichen Dienstleisterinnen. Dabei sind Sie in regelmäßigem Austausch mit unseren verschiedenen Abteilungen, um die bestmögliche Unterstützung für unsere Patientinnen und Mitarbeiterinnen zu gewährleisten.
* Sie unterstützen bei der Personaladministration, indem Sie z.B. Arbeitsverträge erstellen sowie Urlaubs- und Krankheitstage administrieren. Durch Ihre Zuarbeit kann ein reibungsloser Personalprozess sichergestellt werden.
* Sie übernehmen unsere vorbereitende Buchhaltung über DATEV (vor allem Eingangs- und Ausgangsrechnungen) und arbeiten dabei eng mit unserem Steuerbüro zusammen.
* Sie verantworten unser Bestellwesen, die Reisebuchungen unseres Teams und den Einkauf. Außerdem sind Sie fest in unsere Mitgliederverwaltung eingebunden.
* Gelegentlich sind Sie für kleine Sonderprojekte, wie z.B. die Organisation einen Teamausflugs und kleinere hauswirtschaftliche Tätigkeiten verantwortlich.