Wir sind ein globales, dynamisches und wachsendes Unternehmen, das in der Sport Medizin Technik erfolgreich tätig ist. Zur Verstärkung unseres Teams für den deutschen Hauptsitz in Groß-Gerau suchen wir einen engagierten und erfahrenen Office Manager (m/w/d) in Vollzeit.
Büroorganisation und Verwaltung:
* Organisation und Koordination des Büroalltags
* Verwaltung von Terminen und Besprechungen
* Organisation und Durchführung interner Meetings
* Optimierung der Büroeinrichtung und -materialien
* Kontrolle aller internen Fristen (z.B. Dienstjubiläen, Pflichtschulungen, Rollen im Brandschutz, Ersthelfer, Schulungsbeauftragter)
* Dokumentenmanagement und Digitalisierung
Projekt- und Prozessmanagement:
* Lean Office: Überprüfung aller Prozesse auf Notwendigkeit und Einsparpotenzial
* Kontrolle, Verwaltung und Optimierung externer Dienstleister (Agenturen, Reinigung, etc.)
* Kostenkontrolle (für Dienstleistungen und Services der Büroorganisation)
* Optimierung und Kontrolle des DDQ-Prozesses
* Verwaltung von Distributoren Verträgen
* Proaktives Vertragscontrolling (Kundennutzungsverträge)
* Analyse von Bedürfnissen und Empfehlungen an das Managementteam
* Reisekosten (Training und Anleitung)
Mitarbeiter- und Kundenbetreuung:
* Erster Ansprechpartner für Fragen von Mitarbeitern zu allen organisatorischen Belangen
* Kundendatenpflege (Stammdaten aktualisieren und ggf. bereinigen)
* Durchführung von Kundenzufriedenheitsumfragen (auditrelevant)
* Erstellung von Serienbriefen
* Verwaltung von Mitarbeiter-Benefit-Programmen
* Unterstützung in einigen HR-Bereichen
Rechtliche und Compliance-Aufgaben:
* Rechtliche Unterstützung, administrativ
* Einhaltung von Compliance-Richtlinien
* Markt- und Erstattungszugang im Bereich Ortho: Hybrid-DRGs (mit Vertrieb)
Sonstige Aufgaben:
* Zentraler Kontakt für allgemeine Kundenanfragen (Telefon, Email, Website)
* Reiseplanung
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer ähnlichen Position
* Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
* Sicherer Umgang mit MS Office, vorwiegend Excel und PowerPoint, SAP/Oracle und Salesfoce.com Kenntnisse von Vorteil
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Durch- und Umsetzungsstärke sowie hohe Eigeninitiative
* Teamgeist ist für uns ein Must
* Hohe Serviceorientierung und Belastbarkeit
* Deutsch und Englisch fließend, weitere Fremdsprache von Vorteil
* Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wachsenden, hochmotivierten Team
* Ein angenehmes Arbeitsumfeld mit Entwicklungspotenzial
* Attraktive Vergütung und Sozialleistungen
* Jährliches Budget für Sport oder präventive Maßnahmen im Rahmen der Gesundheitsvorsorge
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