Mit seinen knapp 740 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist das Thüringer Landesverwaltungsamt eine moderne Koordinierungs- und Mittelbehörde des Freistaats Thüringen. Das Thüringer Landesverwaltungsamt ist mit seinen fünf Standorten (Suhl, Gera, Meiningen, Weimar und Sondershausen) über den Freistaat hinweg überregional präsent. Der Hauptsitz unserer Behörde befindet sich im Gebäudekomplex am Jorge-Semprún-Platz im Zentrum der Kulturstadt Weimar mit ihren 65.000 Einwohnern. Wir suchen Sie als Bürosachbearbeiter/in (m/w/d) Bürosachbearbeiter/in (m/w/d) im Referat 750 „Erstaufnahme, Zuwanderung und landesweite Verteilung“ am Dienstort Suhl (110-0302/Sei-140/2024) Über uns Das Thüringer Landesverwaltungsamt ist eine moderne Behörde, welche Aufgaben aus verschiedenen Fachbereichen der Ministerien in Thüringen wahrnimmt. Wir bieten Ihnen ein zukunftssicheres Tätigkeitsfeld. Zur Verstärkung unseres Teams im Referat 750 „Erstaufnahme, Zuwanderung und landesweite Verteilung“ am Dienstort Suhl besetzen wir die Stelle als Bürosachbearbeiter/in (m/w/d). Aufgabenschwerpunkte • die Funktion als Schriftgutverantwortlicher für das elektronische Dokumentenmanagementsystem (ThüringenVIS) • Teilnahme an regelmäßigen Beratungen • Erstellen von Musterdokumenten und Mustergeschäftsgängen • die Posteingangsbearbeitung und Steuerung des elektronischen Posteingangsprozesses: • Prüfung des VIS-Postkorbs und des zentralen Referats-Funktionspostfachs • Weiterleitung der Posteingänge an die zuständigen Stellen zur Vorgangsbearbeitung • Zuordnung zur elektronischen Ablagen- und Aktenstruktur des Referats sowie zum Referatsarchiv • Sichtung der physischen Eingangspost und Weiterleitung an die Post- und Scanstelle am Standort Suhl oder an zuständige externe Stellen (insbesondere Ausländerbehörden) • die elektronische Aktenverwaltung/Archivverwaltung: • Anlegen von Unterablagen und Erstellen/Zuordnung von Akten • Bearbeitung des elektronischen Aussonderungs- und Löschprozesses in VIS • Controlling und ggf. Einrichtung von VIS-Stellvertretungen im Referat 750 Schlüsselverwaltung/Ausfertigung von Schlüsselkarten • Erstellung von Statistiken: • tägliche Lagemeldung • Erstverteilung Asylbegehrende („EASY“-Statistiken) • Verteilungsstatistik des Freistaats Thüringen Ihr Profil erforderlich: • eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung als • Verwaltungsfachangestellte/r oder • Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder • Bürokaufmann/- frau oder • Kaufmann/ Kauffrau für Bürokommunikation oder • Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement oder • die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst (keine Verbeamtung möglich) wünschenswert: • durch ein aktuelles Arbeitszeugnis nachgewiesene/s überdurchschnittliche/s • Qualität und Verwertbarkeit der Arbeitsergebnisse • Planungs- und Organisationsverhalten • Selbständigkeit und Initiative • Arbeitseffizienz • Zusammenarbeit und teamorientiertes Verhalten • Leistungsbereitschaft und Leistungsfähigkeit • Auffassungsgabe und Beweglichkeit des Denkens • Belastbarkeit • Verantwortungsbereitschaft • fachliches Wissen und Können • Besitz der Führerscheinklasse B • Kenntnisse im allgemeinen Verwaltungsrecht, des Asyl- und Aufenthaltsgesetzes und des Thüringer Archivgesetzes • Englischkenntnisse • sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen sowie die Fähigkeit, mit Fachanwendungen zu arbeiten • interkulturelle Kompetenz und Aufgeschlossenheit gegenüber Menschen aus anderen Kulturkreisen • amtsangemessenes Auftreten Unser Angebot • flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten ohne Kernzeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung • eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit, welche die eigenverantwortliche Gestaltung des Arbeitsbereiches ermöglicht • bei Erfüllung der Tätigkeitsmerkmale und Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen eine Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-L • fachliche und persönliche Entwicklung durch Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen • 30 Tage Urlaub im Jahr • die Möglichkeit von mobiler Arbeit unter bestimmten Voraussetzungen • Behördliches Gesundheitsmanagement Hier finden Sie Informationen zum Referat 750 Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen senden Sie bitte bis zum 05.01.2025 unter Angabe der Kennziffer ( 110-0302/Sei-140/2024 ) an das Thüringer Landesverwaltungsamt Referat 110 - Personal, Personalentwicklung - Jorge-Semprún-Platz 4 99423 Weimar oder bewerben Sie sich direkt online. Für Ihre Bewerbung bei uns bitten wir um folgende Unterlagen: • Bewerbungsanschreiben und tabellarischer Lebenslauf, • Nachweis über den Berufs- bzw. Studienabschluss und sonstige Qualifizierungen sowie • aktuelles Arbeitszeugnis bzw. dienstliche Beurteilungen Bewerber/innen, die ihre Ausbildung noch nicht beendet haben, können im Verfahren berücksichtigt werden, wenn die o. g. erforderliche Qualifikation zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung vorliegt. Für Bewerber/innen, die bereits im öffentlichen Dienst tätig sind, wird um Übersendung einer Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte mit Angabe der personalaktenführenden Stelle gebeten. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden (bei Vollzeitbeschäftigung). Der Dienstposten ist grundsätzlich für eine Teilzeitbeschäftigung geeignet. Inwieweit dem Teilzeitwunsch, insbesondere im Hinblick auf Lage und Umfang der Teilzeit entsprochen werden kann, ist im Einzelfall zu prüfen. Männer sind im ausgeschriebenen Bereich unterrepräsentiert. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden daher Bewerbungen von Männern nach Maßgabe des Thüringer Gleichstellungsgesetzes und Bewerbungen schwerbehinderter Menschen und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen besonders berücksichtigt. Informationen zum Datenschutz: Ihre Bewerbungsdaten werden im Einklang mit der EU-DSGVO und dem Thüringer Datenschutzgesetz verarbeitet. Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen erteilen Sie die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das TLVwA im Rahmen des Ausschreibungs-/Auswahlverfahrens. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden die Daten nicht berücksichtigter Bewerber/innen datenschutzkonform vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen ist ein ausreichend frankierter und adressierter Rückumschlag beizufügen. Durch die Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet. Für mögliche Rückfragen im Hinblick auf das Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Seifert unter oder mandy.seiferttlvwa.thueringen.de .de zur Verfügung.