Informationen zum Job In der Fakultät f. Psychologie und Sportwissenschaft - Abt. Psychologie ist die folgende Position zu besetzen: Mitarbeiterin / Sekretärin (m/w/d) Ambulanzmanagement Kennziffer: Tech25115; Start 01.07.2025; Teilzeit 85 %; Vergütung nach E8 TV-L; befristet Zur Verstärkung unseres Teams in der Psychotherapie-Ambulanz der Universität Bielefeld (PAdUB) ist eine Stelle (85 %) im Ambulanzmanagement zu besetzen. Die Psychotherapie-Ambulanz ist eine Forschungsambulanz, in welcher zum Zweck von Forschung und Lehre diagnostische Untersuchungen und Psychotherapie für Erwachsene mit psychischen Erkrankungen angeboten werden. Neben psychotherapeutischer Behandlung von Menschen mit seelischen Erkrankungen, zählt auch die Ausbildung von Studierenden sowie Psychotherapieforschung zu unseren Aufgabenbereichen. In unserer Forschung untersuchen wir welchen Auswirkungen traumatische Erfahrungen haben und wie Menschen bei der Bewältigung geholfen werden kann. Die Ambulanz befindet sich in zentraler Lage im Herzen der Stadt mit 360 Grad Aussicht auf Bielefeld und Umgebung. Unsere hochmodernen Räume schaffen eine eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Ihre Aufgaben Finanzmittelverwaltung der Hochschulambulanz (45 %) Abrechnung mit Krankenkassen / Ämtern / Personen via Abrechnungsunternehmen oder via Direktabrechnung Pflege der Inhalte der Praxisverwaltungssoftware (PVS) laufende Überwachung der Haushaltsmittel der Ambulanz Korrespondenz Führung eines Sekretariates mit Patientinnen (40 %) Organisation / Besetzung der telefonischen Sprechzeit Bearbeitung von Patientinnenanfragen Anfragen von Mitbehandlerinnen (z. B. Ärztinnen, Kliniken), Betreuerinnen, Kostenträgerinnen (Ämter, Versicherungen) Umgang mit Patientinnen Auskunftserteilung Terminvergabe und -überwachung, u. a. „Online-Rezeption“ Assistenz bei der Behandlungsdokumentation Allgemeine Verwaltungsaufgaben (8 %) Beschaffungen fortlaufende Pflege der Homepage der Ambulanz Schreibtätigkeiten in deutscher Sprache (7 %) Ihr Profil Das erwarten wir: abgeschlossene Ausbildung als Medizinischer Fachangestellter oder abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangesteller bzw. Angestelltenlehrgang I, Sekretärin oder Kauffraumann für Büromanagement) alternativ: anderer Ausbildlungsberuf in Kombination mit für die Stelle qualifiziererender beruflicher Vorerfahrungen (z. B. im Praxismanagement und Personalwesen) Geschick in der Führung eines Sekretariates einschlägige EDV- und Softwarekenntnisse (u. a. Office, Praxisverwaltungssoftware) und die Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Computeranwendungen sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift hohes Maß an emotionaler Belastbarkeit, verbindliche und einfühlsame Art, freundliches Auftreten selbstständiger, gründlicher verantwortungsvoller und vorausschauender Arbeitsstil Motivation, sich aufgeschlossen und engagiert den wechselnden Anforderungen – gelegentlich auch unter Zeitdruck – zu stellen selbstständige, sehr strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise Serviceorientierung, Freude an Teamarbeit Das wünschen wir uns: sozial sensibles und kompetentes Verhalten im Umgang mit Menschen in schwierigen Lebenslagen Erfahrungen als Praxisleitung oder dem Gesundheitswesen sind von Vorteil. Kenntnisse und Erfahrungen im medizinischen, neurologischen bzw. psychiatrischen Fachbereich sowie der damit verbundenen Praxisorganisation sind hilfreich. Fortbildungen im Bereich Praxismanagement Kenntnisse in SAP (SRM, X-Flow) Unser Angebot Vergütung nach E8 TV-L befristet auf 1 Jahr (§ 14 Abs. 2 TzBfG) Teilzeit 85 % interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten Vereinbarkeit von Familie und Beruf Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit gute Verkehrsanbindung betriebliche Zusatzversorgung (VBL) kollegiale Zusammenarbeit offene und angenehme Arbeitsatmosphäre spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen Interessiert? Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den folgenden Link erreichen: h ttps://uni-bielefeld.hr4you.org/job/apply/4267/mitarbeiter-in-sekretaer-in-m-w-d-ambulanzmanagement?page_langde Kontakt Dr. Hanna Kley 0521 106-67243 hanna.kleyuni-bielefeld.de Anschrift Universität Bielefeld Fakultät für Psychologie und Sportwissenschaft Dr. Hanna Kley Postfach 10 01 31 33501 Bielefeld Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.