Aufgaben:
1. Sie unterstützen den Vertriebsleiter bei Aufgaben wie der Reise- und Terminplanung, Kalenderpflege, Bearbeitung der Korrespondenz, Datenpflege und -archivierung, Erstellung von Spesenabrechnungen, Verwaltung und Pflege von Außendienstlisten.
2. Sie sind Ansprechpartner für den Außendienst und Bezirksleiter.
3. Zusätzlich organisieren Sie interne Meetings/Veranstaltungen und wirken bei deren Planung und Gestaltung mit, sowie die Zusammenarbeit mit Veranstaltungsagenturen.
4. Sie stellen wöchentliche E-Mails für den Außendienst nach vorgegebenen Inhalten zusammen.
5. Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsfolien für Meetings.
6. Bezirksleiter in der Region Süd zur Beantwortung von Fragen und Hilfestellung sowie zur Mitarbeit bei Vertriebsteilprojekten.
7. Mitkontrolle des Spesenmanagements inkl. Abgrenzungen und Unterstützung bei Budget und Rechnungsverwaltung.
8. Koordination von Reisearrangements, Terminen und Organisation von Meetings und Telefonkonferenzen.
9. Abwicklung der Korrespondenz (auch in englischer Sprache) mit Gerichten, Anwälten, Behörden, Verbänden, Seminaranbietern, Kollegen im In- und Ausland sowie Gremienmitgliedern und anderen Partnern der Lilly-Stiftung sowie die Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen.
10. Betreuung des internen und externen Internetauftritts der Rechtsabteilung und der Stiftung.
Qualifikationen:
1. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wie beispielsweise Sekretär/-in oder einen ähnlichen Abschluss.
2. Ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten.
3. Teamfähigkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeit.
4. Sehr gute Koordinationsfähigkeiten und Erfahrung mit funktionsübergreifender Teamarbeit.
5. Sehr gute Deutsch- und fließende Englischkenntnisse.
6. Hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Selbständigkeit und Eigenverantwortung.
7. Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen und weiterer Programme wie SharePoint und Salesforce.
8. Regelmäßige Anwesenheit im Büro erforderlich.
9. Affinität zur Arbeit mit einer Stiftung.
10. Schnelle Auffassungsgabe, strukturierte und selbständige Arbeitsweise sowie intrinsische Motivation.
Wir bieten:
1. Arbeit in einem internationalen Unternehmen.
2. Langfristig geplante Perspektiven.
3. Arbeit in einem modernen Umfeld.
4. Begleitung während des gesamten Bewerbungsprozesses.
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