Die Max Planck Digital Library (MPDL) in München ist eine zentrale Serviceeinrichtung der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG). Wir unterstützen Wissenschaftler*innen der gegenwärtig 84 Max-Planck-Institute und Forschungsstellen im In- und Ausland mit einem breiten Service-Portfolio, das ihnen einen einfachen Zugang zu Daten, wissenschaftlicher Literatur, kommerziellen Softwarelizenzen, wissenschaftlichen Kommunikationswerkzeugen und Dienstleistungen sowie forschungsrelevanten Softwareanwendungen bietet.
Für den Bereich MPDL-Leitung suchen wir ab sofort eine*n Referenten*in (m/w/d).
Unterstützung der MPDL-Leitung bei übergreifenden Reorganisationsprojekten
Mitwirkung bei der Planung und Durchführung
Mitwirkung bei der Analyse und Optimierung der Strukturen und Prozesse
Mitwirkung bei der Entwicklung und Durchführung der internen und externen Kommunikation
Informationssicherung bei der Reorganisation
Kommunikative Schnittstelle zu übergeordneten Bereichen der Max-Planck-Gesellschaft
Inhaltliche Vorbereitung, Erstellung und Bearbeitung von Berichten und Protokollen
Inhaltliche Vorbereitung der Abstimmung und der Entscheidungsfindung
Konsolidierung, Strukturierung und Aufbereitung von Sachthemen mit strategischer Bedeutung in Zusammenwirken mit den zentralen Verwaltungseinheiten der MPG
Verantwortliche Pflege einer Statusübersicht über die verschiedenen inhaltlichen Vorgänge und des jeweiligen Kommunikationsstands
Mitwirkung bei der Organisationsentwicklung
Fachliche Teilnahme an Prüfung und Ergänzung von Konzeptentwürfen
Mitwirkung und Beratung bei Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur organisatorischen Entwicklung
Analyse und Optimierung der organisatorischen Strukturen und Prozesse
Organisation von Prozessen
Selbstständige Erstellung und Optimierung von Prozessen
Unterstützung beim Führen der Prozessdokumentation
Identifikation von innovativen Einsatzmöglichkeiten für KI (z. B. Protokollführung)
Kontaktpflege mit Organisationsabteilungen und Ausschüssen
Überarbeitung von Berichten und Protokollen
Abgeschlossener wissenschaftlicher Hochschulabschluss in einem relevanten Studiengang (z. B. Informatik, Wirtschaft, Verwaltungswissenschaften, Kommunikation, MBA) oder eine vergleichbare Qualifikation
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position oder in einem verwandten Bereich
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Analytik
Fähigkeit zur effektiven Kommunikation und Abstimmung und entsprechende einschlägige Erfahrungen
Fähigkeit zur effektiven Planung und Organisation
Lust auf Arbeiten in einem dynamischen Umfeld
Fähigkeit zur komplexen Problemlösung
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Durch die Möglichkeit, selbstständig zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen, ist die Tätigkeit bei uns anspruchsvoll und abwechslungsreich. Ihre Arbeitszeiten können an private/familiäre Bedürfnisse angepasst werden, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu erreichen. Auch besteht die Möglichkeit, bis zu 30 % der Arbeitszeit mobil zu arbeiten. Wir fördern regelmäßige Fortbildungen, beginnend von Online-Kursen bis hin zu individuellen Coachings. Des Weiteren bieten wir folgende Benefits:
Betriebliche Altersvorsorge und weitere Sozialleistungen
30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) und 4 extra Einarbeitungstage pro Jahr
Arbeitgeberzuschuss zum vergünstigten Deutschlandticket
Anstellung, Sozialleistungen und Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund); die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Sie kann auch in Teilzeit (min. 70 %) besetzt werden.
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds.