Ihre Aufgaben:
* Organisatorische und administrative Unterstützung der Standortteams, um die Erreichung ihrer Ziele zu erleichtern
* Organisation und Verwaltung von Geschäftsreisen im In- und Ausland (einschließlich Visumsprozesse), Konferenzen, Besprechungen und Veranstaltungen, Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs und der Nachbereitung
* Beaufsichtigung der Budgetverwaltung für Reisen und Sitzungen sowie Vorbereitung von Präsentationen und Berichten nach Bedarf
* Enge Zusammenarbeit mit den Teams vor Ort, um bei Bedarf bei laufenden Projekten oder Aufgaben zu helfen
* Recherche und Kontaktaufnahme mit potenziellen Geschäftspartnern in Bezug auf die Bedürfnisse des Standorts; Reinigungsdienste, Catering, Hotels
* Unterstützung des lokalen Gesundheits- und Sicherheitsmanagements, des Facility Managements und des Fuhrparkmanagements, Gewährleistung der ordnungsgemäßen Wartung und Einhaltung der Vorschriften für Standort- und Firmenfahrzeuge
* Koordinierung, Organisation und Leitung eines Teams von 3 Personen
Ihre Qualifikationen:
* Erfahrung in der internationalen Assistenz (bevorzugt auf Führungsebene), in der Veranstaltungsorganisation und vorzugsweise im Personalmanagement oder als Schnittstelle zur Personalabteilung
* Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Kreativität, Zuverlässigkeit, Eigenverantwortung und Dienstleistungsorientierung
* Sie sind in der Lage, selbständig zu arbeiten und gleichzeitig ein aufgeschlossener Teamplayer zu sein
* Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in SAP oder anderen Systemen sind von Vorteil
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
* Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und sich an ein dynamisches Umfeld anzupassen
* Bereitschaft zu internationalen Reisen (5-15 Tage/Jahr)
Ihre Vorteile:
* Arbeiten in einem familiären Team und internationalen Umfeld sowie Raum für neue Ideen
* Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
* Hybride Arbeitslösungen
* 30 Tage Urlaub
* Jobbike
* Vermögenswirksame Leistungen
* Korporative Vergünstigungen
* Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld
* Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung