Subrosa ist ein globales Biotech-Beratungsunternehmen, das maßgeschneiderte Dienstleistungen in den Bereichen Executive Search, Rekrutierung, Zeitarbeit, HR-, Beratungs-, Omnichannel- und Patientensupport-Programme für Unternehmen in den Bereichen RareX, Cell & Gene und Startups in der EMEA- und USA-Region anbietet. subrosa hat Tochtergesellschaften in der Schweiz, Deutschland, Italien, Großbritannien, Spanien, den Niederlanden, Schweden, Polen, Slowenien, den Vereinigten Staaten, Mexiko, China und Singapur und bietet das gesamte Serviceportfolio auch in Frankreich, Belgien, Irland, Finnland, Dänemark, Norwegen, Osteuropa (inkl. GUS), der LATAM- und SEA-Region an. Administrative Operations Coordinator (m/w/d) in Vollzeit Hauptstandort: Mannheim – unser Team arbeitet sowohl vor Ort als auch remote. Wir suchen ein echtes Organisationstalent, das unser dynamisches Team in den Bereichen Recruitment, HR, Finanzen, Fuhrparkmanagement, Legal und Geschäftsführung unterstützt. Als Administrative Operations Coordinator (m/w/d) bist du die zentrale Anlaufstelle für administrative und organisatorische Aufgaben und sorgst dafür, dass die Abläufe im Büro reibungslos funktionieren und die Arbeitsatmosphäre motivierend bleibt. Deine spannenden Aufgaben: Vertrags- und Dokumentenmanagement: Aufbau und Pflege von Datenbanken zur Verwaltung von Kundenverträgen und Personalakten, Erstellen und Aktualisieren von Vertrags- und Projektdokumenten, Fristenüberwachung und Organisation von Ablagesystemen. Personaladministration und Onboarding: Unterstützung im Onboarding-Prozess, Verwaltung der Personalakten, Begleitung bis zum Austritt sowie Pflege von Bewerber- und Mitarbeiterdatenbanken. Finanz- und Büroadministration: Unterstützung bei der Rechnungsstellung und vorbereitenden Buchhaltung, Überwachung der Büroausgaben, Materialbeschaffung und Kommunikation mit externen Dienstleistern. Fuhrpark- und Lieferantenmanagement: Verwaltung des Fuhrparks (inklusive Fahrzeugbestellung, Vertragsverlängerungen und -beendigung), Auswahl und Betreuung von externen Anbietern wie Reinigungs- und Kaffeelieferanten. Event- und Meetingplanung: Organisation von internen Events und Meetings (inklusive Raumbuchung, Catering und Technik) sowie Planung und Koordination von Geschäftsreisen und Veranstaltungen. Kommunikation und Support: Anlaufstelle für Anfragen von Mitarbeitenden und Dienstleistern, Protokollführung sowie Unterstützung bei der Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen. Dein Profil: Erfahrung und Qualifikation: Du bringst idealerweise Erfahrung in der Teamassistenz oder im Office Management mit oder kommst aus einem stark dienstleistungsorientierten Bereich. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sind für dich selbstverständlich. Sprachkenntnisse: Du kommunizierst sicher in Deutsch und Englisch oder bist bereit, deine Sprachkenntnisse zu erweitern. Persönliche Stärken: Du überzeugst durch Teamgeist, Eigeninitiative und eine positive Einstellung. Organisationstalent, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein zeichnen dich aus. Das erwartet dich bei uns: Langfristige Perspektive: Eine unbefristete Festanstellung mit Raum für persönliche Weiterentwicklung und Wachstum im Unternehmen. Attraktive Benefits: Bonuszahlungen, betriebliche Altersvorsorge und attraktive Konditionen. Inspirierendes Arbeitsumfeld: Ein dynamisches, wertschätzendes und kollegiales Umfeld mit flachen Hierarchien und offener Kommunikation. Vielfältige Aufgaben mit Verantwortung: Spannende, abwechslungsreiche Aufgaben und Raum für Eigeninitiative und Ideen. Kontaktinformationen: Hedie Neugebauer Head of Human Capital & Culture subrosa Health & Capital GmbH Email: hedie.neugebauersubrosa.health Phone: 49 (0)89 / 24 88 929 80 Mobile: 49 (0)171 / 9577 974