Ihre Aufgaben:
* Sie unterstützen den Vertriebsleiter bei Aufgaben wie beispielsweise der Reise- und Terminplanung sowie deren Organisation für NSM, Kalenderpflege, Bearbeitung der Korrespondenz, Datenpflege und -archivierung, Erstellung von Spesenabrechnungen, Verwaltung und Pflege von Außendienstlisten und weiterem
* Sie sind Ansprechpartner für den Außendienst und Bezirksleiter
* Zusätzlich organisieren Sie interne Meetings/Veranstaltungen und Mitwirkung bei deren Planung und Gestaltung sowie Zusammenarbeit mit Veranstaltungsagenturen
* Sie stellen wöchentliche E-Mails für den Außendienst nach vorgegebenen Inhalten zusammen
* Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsfolien für Meetings
* Bezirksleiter in der Region Süd zur Beantwortung von Fragen und Hilfestellung sowie zur Mitarbeit bei Vertriebsteilprojekten
* Mitkontrolle des Spesenmanagements inkl. Abgrenzungen und die Unterstützung bei Budget und Rechnungsverwaltung
* Koordination von Reisearrangements, Terminen und Organisation von Meetings und Telefonkonferenzen
* Abwicklung der Korrespondenz (auch in englischer Sprache) mit Gerichten, Anwälten, Behörden, Verbänden, Seminaranbietern, Kollegen im In- und Ausland sowie Gremienmitgliedern und anderen Partnern der Lilly-Stiftung sowie die Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen
* Betreuung des internen und externen Internetauftritts der Rechtsabteilung und der Stiftung
Ihre Qualifikationen:
* Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wie beispielsweise Sekretär/-in oder einen ähnlichen Abschluss
* Ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten mit
* Teamfähigkeit und eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit
* Sehr gute Koordinationsfähigkeiten und Erfahrung mit funktionsübergreifender Teamarbeit
* Sie haben sehr gute Deutsch- und fließende Englischkenntnisse
* Hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Selbständigkeit und Eigenverantwortung
* Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen und weiterer Programme wie SharePoint und Salesforce
* Regelmäßige Anwesenheit im Büro erforderlich
* Affinität zur Arbeit mit einer Stiftung
* Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe, strukturierte und selbständige Arbeitsweise und intrinsische Motivation
Ihre Vorteile:
* Arbeit in einem internationalen Unternehmen
* Langfristig geplante Perspektiven
* Arbeit in einem modernen Umfeld
* Begleitung während des gesamten Bewerbungsprozesses