Ihre Aufgaben
1. allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (50 %), insbesondere Erledigung der Korrespondenz Terminmanagement, Wiedervorlage, Posteingang und -ausgang, Aktenführung Bibliotheks- und Literaturarbeiten Mitwirkung bei der Vorbereitung von Personalmaßnahmen Beschaffungsangelegenheiten unterstützende Arbeiten für die Studien- und Prüfungsverwaltung
2. übergreifende Finanzplanung für Haushalts-und Drittmittel (35 %) Ermittlung des Finanzbedarfs (überschlägige kalkulatorische Berechnung) aller Einnahmen und Ausgaben laufende Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel Erarbeitung von Entscheidungsvorschlägen zur Finanzierbarkeit von Vorhaben Mithilfe bei der Erstellung von (Drittmittel-)Projektanträgen, Verwendungsnachweisen, Abschlussberichten
3. fremdsprachliche Korrespondenz, Schreiben von Texten und anderen Dokumenten in englischer Sprache, mündliche Übertragung von Ausführungen ins Englische beziehungsweise ins Deutsche (15 %)
Unser Angebot
4. Vergütung nach E8 TV-L
5. unbefristet
6. Teilzeit 50 %
7. interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
8. Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
9. Vereinbarkeit von Familie und Beruf
10. sicherer Arbeitsplatz
11. fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
12. flexible Arbeitszeiten
13. FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
14. gute Verkehrsanbindung
15. betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
16. kollegiale Zusammenarbeit
17. offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
18. spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
Ihr Profil Das erwarten wir
19. abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in)
20. sichere Beherrschung der wesentlichen Bürosoftware (MS-Office)
21. sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
22. Bereitschaft zum Erlernen neuer Computeranwendungen
23. selbständiges Arbeiten und großes Verantwortungsbewusstsein
24. ausgeprägte Serviceorientierung, Einsatzfreude und Teamfähigkeit
25. gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
26. Bereitschaft, in der lernenden Organisation "Universität" kontinuierlich an Prozessänderungen mitzuwirken
Das wünschen wir uns
27. erste Berufserfahrung in den Bereichen Teamassistenz / Officemanagement, optimalerweise in der Betreuung von Teams oder im Hochschulumfeld
28. Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung
29. Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kund*innen
30. Erfahrung im Umgang mit SAP