Kennziffer
9399
Der:die erfolgreiche Bewerber:in arbeitet in enger Absprache mit den Wissenschaftler:innen und der Leitung Veranstaltungsorganisation.
Veranstaltungen sind ein wesentlicher Bestandteil des transdisziplinären Forschungsansatzes des RIFS. Standardformate sind Dialogveranstaltungen, Workshops, Konferenzen und Symposien. Veranstaltungen mit bis zu ca. 50 Teilnehmenden finden in Potsdam statt. Auch weltweit organisiert das Veranstaltungsteam kleine und große Veranstaltungen (bis zu 350 Teilnehmende). Dazu gehören sowohl Präsenzveranstaltungen als auch hybride und digitale Veranstaltungen. Die Teilnehmenden sind Stakeholder aus Wissenschaft, Politik. Wirtschaft, Verwaltung und Zivilgesellschaft.
Ihr Aufgabengebiet:
1. Vorbereitung/Durchführung/Nachbereitung/Evaluation und Abrechnung von Veranstaltungen in hoher Eigenverantwortung und in enger Absprache mit den Wissenschaftler:innen des RIFS
2. Veranstaltungsbetreuung (Betreuung Veranstaltungstechnik, Betreuung digitaler Veranstaltungen, Empfang der Teilnehmer:innen)
3. Raumbuchung mittels einer Raumbuchungssoftware
4. Unterstützung bei der Vorbereitung/Durchführung von Workshops/Tagungen mit bis zu 350 Teilnehmenden
5. Erstellen von Kostenkalkulationen unter Berücksichtigung des zur Verfügung gestellten Budgets im Hinblick auf Reise- und Hotelkosten, sowie Kosten für Catering und Technik
6. Angebotseinholung und Buchung von Cateringleistungen, ggf. Buchung von weiteren Dienstleistungen (Hotel/Technik) unter Berücksichtigung der Vergabeleitlinien des GFZ
7. Koordinierung interner Prozesse (Haustechnik/Service/Reinigung)
Ihr Qualifikationsprofil:
8. abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor), vergleichbare Qualifikation/abgeschlossene Ausbildung im Bereich Eventmanagement
9. mehrjährige Berufserfahrung
10. mehrjährige Erfahrung in der Organisation (Planung/Steuerung/Umsetzung und kontinuierlichen Optimierung) von Veranstaltungen
11. Erfahrungen mit der Umsetzung von digitalen/hybriden Veranstaltungen
12. Kenntnisse der aktuellen technischen Ausstattung (Software/Hardware für Veranstaltungsräume) im digitalen und hybriden Veranstaltungsumfeld und ein gutes Verständnis von technischen Lösungen
13. Kenntnisse der Vergaberichtlinien im öffentlichen Dienst
14. Erfahrung mit Datenbanken/CRM-Systemen zum Versand von Serienmails, online Registrierungssoftware
15. sicherer Umgang mit MS-Office (Excel/Powerpoint)
16. verhandlungssichere Englischkenntnisse
17. ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Lösungsorientierung
18. Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
19. Teamfähigkeit und Flexibilität
20. interkulturelle Kompetenz
Wünschenswerte Qualifikationen:
21. Verständnis von datenschutzrelevanten Aspekten von Veranstaltungen
22. Affinität zu Content Management Systemen (HTML)
23. Erfahrung mit Bildbearbeitungsprogrammen
Wir bieten Ihnen:
24. anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
25. modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
26. Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
27. umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
28. eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
29. Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung)
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund mit der Entgeltgruppe 9b bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam