Sie unterstützen unser Team im Bereich Termin- und Reiseplanung, Projektmanagement sowie kontinuierliche Verbesserung und sorgen damit für einen reibungslosen Ablauf im Backoffice. Zusätzlich übernehmen Sie Verantwortung für eine Vielzahl von Aufgaben, die ein ausgeprägtes Organisationstalent, ein Auge für Details und einen diskreten Umgang mit sensiblen Informationen erfordern.
1. Planung von Terminen, Besprechungen sowie Unterstützung bei der Terminplanung für Führungskräfte
2. Professionelle, teilweise vertrauliche interne und externe Kommunikation
3. Vorbereitung, Bearbeitung und strukturierte Ablage von Dokumenten
4. Unterstützende Reiseplanung inklusive -buchung und Reisekostenabrechnung
5. Übernahme von Tätigkeiten in den Bereichen Projektadministration, Reporting sowie Präsentationen für Kundentermine
6. Einbringen bei der Erarbeitung und kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsstandards und Prozessabläufen
7. Verantwortlichkeit für das Führen eines strukturierten Ablagesystems und Sicherstellung, dass alle Dokumente auf dem neusten Stand sind
8. Organisation, Koordinierung und Teilnahme an Veranstaltungen
Ihr Profil
9. Kaufmännische Ausbildung
10. Erste Berufserfahrung im Bereich Office Management/ Assistenz
11. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und effizientes Zeitmanagement
12. Selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
13. Lösungsorientierung und ein Auge für Details
14. Professionelle Kommunikation (schriftlich und mündlich) in Deutsch und Englisch
15. Diskretion und eine ausgeprägte interkulturelle Kompetenz
16. Professioneller Umgang mit Office 365