(Y)OUR MISSION: Unterstützung des Teams: Administrative Unterstützung aller Teammitglieder. Organisation des On- und Offboardings, einschließlich Bereitstellung von technischem Equipment, sowie deren Verwaltung und Reparatur. Verwaltung von Bürozugängen. Organisation und Verwaltung von übergeordneten Dokumenten und Dateien, z.B. Inventurlisten, Reisekostenformulare, Mobilfunkverträge, etc Kommunikation und Koordination: Koordination und Organisation von Team- und Kunden-Meetings, inklusive Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten. Sicherstellung der reibungslosen Kommunikation innerhalb des Teams und mit anderen Abteilungen. Zentrale Anlaufstelle für Fragen aller Art und Vermittlung zum richtigen Ansprechpartner. Projektunterstützung: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten (wie z.B. Seeding Paketen und deren Versand) aus dem Management- und Marketingteam sowie Nachverfolgung von Projektfortschritten und Meilensteinen mit regelmäßigen Updates. Reise- und Terminplanung: Organisation von Mitarbeiter-Reisen, einschließlich Buchung von Transport und Unterkunft. Eventmanagement: Planung und Organisation von Team-Events, Workshops und Schulungen. Unterstützung bei der Durchführung von Teambuilding-Aktivitäten. Büroorganisation: Sicherstellung eines effizienten Büroablaufs und Verwaltung des täglichen Betriebs. Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und -ausstattung unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten. Organisation und Verwaltung der Büroflächen und Arbeitsplätze. Koordination von Reinigungskräften und Pflege der Räumlichkeiten. Verwaltungsaufgaben: Verteilung der eingehenden und ausgehenden Post. Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und wichtigen Unterlagen. Unterstützung bei der Buchhaltung, z.B. Rechnungsbearbeitung. Empfang und Gästebetreuung: Begrüßung und Betreuung von Besuchern und Gästen. Verwaltung von allgemeinen E-Mail-Postfächern und Anfragen. Terminkoordination: Verwaltung von Kalendern und Terminplänen für das Management. Organisation und Koordination von Meetings, Konferenzen und Geschäftsreisen. Sicherheits- und Wartungsmanagement: Überwachung der Einhaltung von sicherheitsrelevanten Richtlinien im Büro. Koordination von Wartungs- und Reparaturarbeiten. Verwaltung von Dienstleistern und externen Partnern für Büroinfrastruktur. YOU: Erfahrung und Kompetenz: Du verfügst über mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Organisation und Verwaltung von Büroprozessen sowie in der Teamkoordination. Erfahrung aus der Hotellerie kann von Vorteil sein, da sie häufig exzellente Organisationsfähigkeiten und Kundenservice-Erfahrung mit sich bringt. Multitasking-Fähigkeiten: Du bist in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen und Prioritäten effektiv zu setzen. Technische Affinität: Du bist versiert im Umgang mit Zeitmanagement-Tools und Bürosoftware (z.B. ClickUp, Slack, Google Drive). Kommunikationsstärke: Du besitzt ausgezeichnete verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. Teamplayer: Du kannst effektiv und empathisch mit Teammitgliedern und externen Partnern kommunizieren. Selbstständigkeit: Du arbeitest proaktiv, selbstständig und lösungsorientiert. Sozialkompetenz: Du hast eine hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit. Flexibilität: Du bist flexibel und anpassungsfähig in einem dynamischen Arbeitsumfeld. Organisationstalent: Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und arbeitest strukturiert. Proaktivität: Du erkennst Probleme frühzeitig und findest eigenständig Lösungen. Empathie: Du kannst dich in die Bedürfnisse und Belange der Teammitglieder hineinversetzen und unterstützt diese bestmöglich. Lernbereitschaft: Du bist offen für neue Herausforderungen und möchtest dich kontinuierlich weiterentwickeln. US: Kultur: Erlebe den einzigartigen Joli Spirit, mit spannenden und abwechslungsreichen Aufgabengebieten, in einem jungen, motivierten und schnell wachsenden Unternehmen, mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Weiterentwicklung : Hohe Eigenverantwortung und aktive Mitgestaltung mit viel Raum für persönliche und fachliche Weiterentwicklung sowie Aufstiegsmöglichkeiten. Benefits: Profitiere von unserem exzellenten Wissensmanagement, Coaching sowie einem jährl. Weiterbildungsbudget von 500,00€ und einem Geburtstagsgutschein im Wert von 50,00€. Wertschätzung: Es erwartet Dich eine offene, ehrliche und wertschätzende Arbeitsatmosphäre, Erfolge feiern wir gemeinsam Arbeitsplatz: Freue Dich auf ein wunderschönes Office mit allen Extras und modernster technischer Ausstattung. Good Vibes: Regelmäßige Teamevents, um Networking, Austausch und Joli Spirit zu stärken. Über uns Joli is a social media powerhouse specializing in creator marketing, in-house content production and performance marketing. With a team of seasoned professionals, Joli creates customized social media strategies that engage desired audiences and deliver measurable results, making it the first choice for brands looking to significantly impact the digital space.