Operations Manager / Project Coordinator
(m/w/d)
Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH Großraum Frankfurt Startdatum: sofort Referenznummer: 773584/1
Diesen Job teilen oder drucken
Aufgaben
1. Vorbereitung auf und aktive Teilnahme an internen Meetings und Bereichsteamsitzungen
2. Klärung von Prozess-, Finanz-, Compliance- und Rechtsprozessen mit der jeweiligen Abteilung
3. Organisation von kommerziellen und medizinischen Veranstaltungen Dritter, von BioMarin organisierte Meetings und Teilnahme von HCP an Veranstaltungen sowie Kommunikation und enge Zusammenarbeit mit dem Außendienst zur Durchführung von Veranstaltungen
4. Vorbereitung von Sponsoring-, Referenten-, Berater- und Teilnehmerverträgen sowie Koordinierung der Vertragsentwicklung zwischen Parteien und der Compliance- und Rechtsabteilung
5. Sicherstellung der rechtzeitigen Durchführung von Genehmigungsverfahren für Materialien im Zusammenhang mit Veranstaltungen, Flyer, Referentenpräsentationen, Einladungen usw.
6. Verwaltung des Projektbudgets und Sicherstellung, dass alle damit verbundenen Finanzprozesse eingehalten werden
7. Koordination der Reisebuchungen für eingeladene Teilnehmer
8. Dokumentation der eingehaltenen Compliance-Anforderungen und Kosten
9. Aktualisierung einer jährlichen Veranstaltungs- oder Projektübersicht und des entsprechenden Budgets
10. Enge Zusammenarbeit mit der Compliance-Abteilung bei der Erstellung von Transparenzberichten und elektronischen Finanzhilfevereinbarungen sowie Unterstützung des Marketing-/Produktmanagers bei der Vertrags- und Budgetverwaltung
Profil
11. Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
12. Berufserfahrung im Bereich Büro- oder Projektmanagement oder Teamassistenz
13. Fundierte Deutsch- und Englischkenntnisse
14. Selbstorganisation, Fähigkeit zum Multitasking
15. Lernfähigkeit und Flexibilität
16. Ausgeprägtes Talent für lösungsorientiertes Arbeiten
17. Kommunikationsfähigkeit sowie Ausgeprägte Fähigkeit zur Teamarbeit
18. Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen
19. Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
20. Technische Affinität
21. Erfahrung mit pharmazeutischer Transparenz/lokalen Kodizes und Verträgen
22. Medizinisches Hintergrundwissen
Benefits
23. Internationales Unternehmen