Sie bringen gerne verschiedene Aufgaben unter einen Hut und sind ein Organisationstalent im Büroalltag? Der Geschäftsbereich Technik sucht zur Verstärkung des Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Assistenz im Leitungssekretariat mit Schwerpunkt Qualitätsmanagementbeauftragte*r (m/w/d)
Wir bieten Ihnen:
* eine abwechslungsreiche Position mit Verantwortung und Gestaltungsfreiraum
* fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
* ein modernes Arbeitsumfeld und kollegialer Unternehmenskultur
* einen sicheren Arbeitsplatz mit einer leistungsgerechten Bezahlung im Rahmen des TV-UK
* einen familienfreundlichen Arbeitsplatz und Kinderbetreuungsmöglichkeiten
* attraktive Angebote für Beschäftigte, z.B. Jobticket UKF, Bonus-Programm "corporate benefits" sowie weitere klinikumsübliche Vergünstigungen
* Arbeitszeitmodell mit Gleitzeit bei 38,5 Stunden Wochenarbeitszeit
* Betriebliche Altersvorsorge
Ihre Aufgaben:
I. Adminitrative Tätigkeiten im Leitungssekretariat
* Unterstützung und Entlastung der Geschäftsbereichs- und Abteilungsleitungen im operativen Tagesgeschäft
* Terminplanung, -koordination und -überwachung
* Erstellung von Präsentationen und Protokollen
* Organisation von Meetings und Veranstaltungen
* allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben sowie Korrespondenz
* Führen und Überwachen der Zeitkonten in SAP/HCM
* Vor- und Aufbereiten von Personalmaßnahmen
* Organisation von Bewerbungsverfahren (Ausschreibung, Ablage, Kommunikation mit Bewerber*innen)
* Verantwortung für die Einhaltung des Corporate Design in allen G5-Bereichen (Pflege des Intranet- und Internetbereiches)
* SAP-Benutzerverwaltung
* Planung und Organisation von Dienstreisen
II. Qualitätsmanagement (QMB)
* Verantwortung für die Einführung, Pflege und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems (z. B. DIN ISO 9001)
* Organisation und Durchführung interner und externer Zertifizierungsaudits
* Analyse und Optimierung von Prozessen zur Qualitätssicherung
* Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter bei qualitätsrelevanten Themen
* Überwachung der Umsetzung von Maßnahmen aus Auditberichten und Kundenfeedback
* Dokumentation und Pflege des QM-Handbuchs
* Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandarts und gesetzlichen Vorgaben
Ihr Profil:
* abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Büromanagement/ -kommunikation oder vergleichbare Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation im Qualitätsmanagement
* einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz und QM
* sicherer Umgang mit MS Office, gängigen Videokonferenz-Anwendungen und Outlook
* Kenntnisse in SAP HCM, Typo3 und sicherer Umgang mit QM-Tools sind wünschenswert
* strukturierte und organisierte Arbeitsweise und Zuverlässigkeit
* ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit gepaart mit Durchsetzungsvermögen, freundliches Auftreten
* ein hohes Maß an Engagement, Loyalität und zeitliche Flexibilität
Universitätsklinikum Freiburg
Geschäftsbereich Technik
Frank Kotterer
Hartmannstr. 1, 79106 Freiburg
Fragen? Dann schreiben Sie uns gerne an:
g5sekretariat@uniklinik-freiburg.de
Allgemeiner Hinweis: Die Vergütung erfolgt nach Tarif. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Einstellungen erfolgen durch die Abteilung Personalbetreuung.