Purpose & Overall Relevance for the Organization:
* Provide a high level of administrative support to the superior and his/her department to ensure efficient management and running of the function on a day to day level.
Key Responsibilities:
* Take charge of routine correspondence to ensure timely and accurate response
* Format, type and edit a variety of material, including correspondence, memos, minutes, reports and confidential material
* Maintain and update department files, records, (organizational) charts, subscriptions and publications
* Receive and screen telephone calls, monitor mail entry and administer the department owned e-mail accounts
* Support team in creating announcements and newsletters
* Assist in creating/revising of presentations
* Schedule internal and external meetings/conferences
* Coordinate and execute all travel arrangements for team members including flight and hotel booking visa securing, car reservations and airport pick-up arrangements and solving standard problems in reasonable timeframe
* Complete travel expense reports
* Handle the department cost-center, including regular monitoring for budgets, approval of invoices to ensure correct accounting transactions
* Key contact point for information management (e.g. intranet), ensure content of the intranet is up to date
* Assist in and coordinate projects and assignments as requested/directed
(please give examples)
* Handle assigned operational tasks of respective department under supervision (please give examples)
* Support team as well as management
* General tasks:
o Order office supplies
o Administration of the shopping platform incl. creation of shopping carts, placing orders, adding & maintaining materials and suppliers, control of orders, booking of incoming orders and preparation of invoice controlling. If necessary, internal & external requests for quotations
o Coordination and administration of investment requests and inventory numbers, checking invoices in collaboration with SSC
o Administration of investment request workflow
o Investment application (e.g. IT and communication support when applying for a new laptop, mobile phone, or Blackberry) and invoice re-booking
o Maintenance of master data for temporary employees (< 1 y.) and externals via the self-service tool.
o Coordination and administration of video conferences
o Maintain data systems as directed
o Supporting office setups and moves within HQ
o Maintain vacation overview for team
o Proof reading of documents/presentations
o Understands and provides information about standards and processes
Key Relationships:
* …
Knowledge, Skills and Abilities:
* Progressed working knowledge of Microsoft Office (particularly Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
* Very good command of German and English both written and spoken
* Good communication skills
* High level of service orientation in dealing with internal and external stakeholders/customers
* Good understanding of numbers
* Good organizational skills
* Advanced SAP knowledge
* Advanced PC software skills
* Advanced knowledge on new media & applications
Requisite Education and Experience / Minimum Qualifications:
* 3 years of experience
* Experienced in job and fully qualified/trained
* Combined theoretical and practical knowledge incl. company policies and practices
* Basic knowledge in related job areas
Senior Administrative Assistant
Bereich: Brand Operations adidas
Abteilung: BU
Direkte Berichtslinie: Senior Director Development
Indirekte/sekundäre Berichtslinie: -
Tochtergesellschaft/Land: Germany
Standort: Herzogenaurach
Funktionsgruppe: P2
Entgeltgruppe: E6
Anzahl der unterstellten Personen: -
Kostenstellen-/Budget-/Umsatzverantwortung: -
Zweck & Gesamtrelevanz für die Organisation:
* Sicherstellen der administrativen Unterstützung des Vorgesetzten sowie der Abteilung.
Verantwortlichkeiten:
* Wahrnehmen des routinemäßigen Schriftverkehrs, um eine termingerechte und zielgenaue Reaktion sicherzustellen
* Formatieren, eingeben und bearbeiten verschiedener Materialien wie Schriftverkehr, Memos, Protokolle, Berichte und vertrauliche Dokumente
* Pflegen und aktualisieren von Akten, Dateien, Aufzeichnungen, Organigrammen und anderen graphischen Darstellungen. Abonnements und Veröffentlichungen
* Telefonanrufe annehmen und sondieren, eingehende Post kontrollieren und den E-Mail-Account der Abteilung verwalten
* Unterstützen des Teams beim Erstellen von Ankündigungen und Newslettern
* Mitwirken bei der Erstellung/Überarbeitung von Präsentationen
* Interne und externe Besprechungen/Konferenzen planen, inkl. Raumbuchungen
* Organisieren, Koordinieren und Abwickeln sämtlicher Reisen für die Mitarbeiter des Teams, einschließlich der Flug- und Hotelbuchungen, Beantragung von Visa, Fahrzeugreservierungen und Vorkehrungen für die Abholung vom Flughafen, sowie die üblichen Probleme in diesem Zusammenhang termingerecht lösen.
* Erstellen von Reisekostenabrechnungen
* Bearbeiten der Kostenstellen der Abteilung, einschließlich der regelmäßige Überwachung der Budgets, Freigabe von Rechnung zur Gewährleistung korrekter Buchhaltungsvorgänge
* Wichtigste Kontaktperson für das Informationsmanagement (z. B. im Intranet), sicherstellen, dass der Inhalt des Intranets aktuell ist
* Mitwirken bei und koordinieren von Projekten und Aufgaben wie gefordert/angewiesen
(bitte Beispiele angeben)
* Durchführen von operativen Aufgaben unter Aufsicht der jeweilig beauftragenden Abteilung
* Unterstützung des Teams und des Managements
* Allgemeine Aufgaben:
* Bestellen von Bürobedarf
* Administration der Einkaufs-Plattform mit Erstellung von Shopping Carts sowie Bestellungen. Bei Bedarf Angebotsanfragen bei internen und externen Anbietern. Anlage und Verwaltung von Material- und Lieferantendaten. Überwachung von Bestellung, Wareneingangsbuchung und Vorbereitung der Rechnungsprüfung.
* Koordination und Administration von Investitionsanträgen und Anlagenummer sowie Rechnungsprüfung in Abstimmung mit dem SSC.
* Administration des Workflow Investmentantrag
* Beantragen von Investitionen (z.B. IT- und Kommunikationsunterstützung bei der Beantragung von neuen Laptops, Mobiltelefonen oder Blackberrys) und Umbuchung von Rechnungen
* Stammdatenanlage von temp. Mitarbeitern (< 1 J.) und externen Mitarbeitern in Self Service Tool
* Koordination & Administration von Videokonferenzen
* Pflegen des Datensystems wie angewiesen
* Unterstützen beim Einrichten neuer Büros und Umzügen innerhalb des HQ
* Pflegen der Urlaubsplanung für das Team
* Korrekturlesen von Dokumenten/Präsentationen
* Kennt, versteht und stellt Informationen über Normen und Abläufe zur Verfügung
Befugnisse:
* i. A.
Vorwiegende Kontakte:
* …
Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten:
* Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Gute Kommunikationsfähigkeiten
* Ein hohes Maß an Serviceorientierung beim Umgang mit internen und externen Interessengruppen und Kunden
* Ein gutes Zahlenverständnis
* Gute organisatorische Fähigkeiten
* Fortgeschrittene SAP Kenntnisse
* Fortgeschrittene PC Software Kenntnisse
* Fortgeschrittene Kenntnisse Neuer Medien & Anwendungen
Benötigte Ausbildung und Erfahrung / Mindestanforderung:
* 3 Jahre Berufserfahrung
* Berufserfahren und voll qualifiziert/ausgebildet
* Sowohl theoretische als auch praktische Kenntnisse, einschließlich der Unternehmenspolitik und Geschäftspraktiken
* Grundkenntnisse in verwandten Arbeitsbereichen