Administrative Verwaltungsassistenz (m/w/d)
Unser Angebot:
- Attraktives Arbeitsumfeld mit guten Perspektiven
- Tarifliche Entlohnung nach iGZ/DGB Tarif zzgl. Branchenzuschlägen
- Persönliche Einsatzbegleitung und qualifizierte Beratung
- Unser Mitarbeiter-Benefit-Programm Orizon PlusPunkte
- Bis zu 30 Tage Jahresurlaub
Ihre zukünftige Arbeitsstelle:
Für unseren Kunden aus dem öffentlichen Sektor suchen wir ab sofort im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung eine Administrative Verwaltungsassistenz (m/w/d). In dieser Position unterstützen Sie die Verwaltungsprozesse durch die Erledigung kaufmännischer Aufgaben, die Organisation administrativer Abläufe und die Koordination interner und externer Kommunikationswege. Sie tragen zur effizienten Bearbeitung von Verwaltungsangelegenheiten bei und sorgen für einen reibungslosen Ablauf in der Abteilung.
Wenn Sie die Aufgabenbeschreibung spannend und abwechslungsreich finden und bereits vergleichbare Erfahrungen gesammelt haben, ist diese Position genau das Richtige für Sie. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung.
Ihre Aufgaben:
- Erste Anlaufstelle für Fragen und Anliegen der Bürger/innen, kompetente Unterstützung in allen Belangen
- Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Anrufe an die zuständigen Stellen
- Koordination und Terminvergabe im Einwohnermeldeamt, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
- Verantwortlich für die Reservierung und Verwaltung der Fahrzeuge der Verwaltung
- Bestellen und Verwalten von Material, z.B. Steuerformularen
- Überprüfung und Weiterleitung von Bürger/innen oder Besucher/innen an die zuständigen Fachstellen
- Annahme und Verwaltung von Paketen oder Fundsachen
- Erstellen und Verwalten von Aushängen, z. B. Bekanntmachungen, sowie deren Aktualisierung
- Beschaffung und Instandhaltung von Mobiliar und technischen Geräten
- Betreuung des Kassensystems und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Abwicklung
- Verwaltung und Koordination von Verträgen, z.B. für Leasing, Deutsche Post oder Hoffmann Menü
- Erstellung und Pflege von Dienst- und Raumplänen, Organisation von Umzügen innerhalb der Verwaltung
- Koordination des Reinigungspersonals und Vergabe von Aufträgen an externe Dienstleister, Kontrolle der Leistungen
- Verwaltung der Parkplatzvergabe und der Mietverträge
- Durchführung von Kalkulationen zur Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit der Verwaltungsabläufe
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrungen im Bereich Bürgerservice und Verwaltung von Vorteil
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung
- Sehr gute Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Verwaltungsprogrammen
- Teamfähigkeit und Flexibilität
Ihr Partner:
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