Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil
für die Sachbearbeitung in der Haushaltsabteilung nebst Vertretung der Zahlstelle
I. Stellenbeschreibung
1. Funktion
Sachbearbeiter/in in der Haushaltsabteilung nebst Vertretung des Leiters der Zahlstelle bei der Justizvollzugsanstalt Essen
2. Besoldung
Bandbreite A 7 LBesO A – Regierungsobersekretärin/Regierungsobersekretär bis A 9 LBesO A – Regierungsamtsinspektorin/ Regierungsamtsinspektor oder vergleichbare Tarifbeschäftigte in der Entgeltgruppe 6 TV-L.
3. Beschreibung der Behörde
Die Justizvollzugsanstalt Essen ist eine Einrichtung des geschlossenen Erwachsenenvollzuges des Landes Nordrhein-Westfalen mit 514 Haftplätzen und für die Vollstreckung von Freiheitsstrafen an männlichen Verurteilten mit einer Freiheitsstrafe bis zu 36 Monaten aus den Land- und Amtsgerichtsbezirken Essen, Düsseldorf, Duisburg und Krefeld zuständig. Außerdem wird Untersuchungshaft aus dem Landgerichtsbezirk Essen vollzogen. Darüber hinaus wird Auslieferungs- und Durchlieferungshaft sowie Zivilhaft vollstreckt. Aktuell sind in der Justizvollzugsanstalt Essen 252 Bedienstete tätig.
Die Haushaltsabteilung verfügt über zwei Dienstposten für die Sachbearbeitung und eine Leitungsposition. Die Zahlstelle ist mit einer Leitungsposition besetzt.
4. Aufgaben/ Tätigkeiten
Der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter der Haushaltsabteilung obliegen insbesondere folgende Aufgaben:
Finanzbuchhaltung für den Bereich der Haushaltsabteilung
Anlagenbuchhaltung für den Bereich der Haushaltsabteilung
Buchungen der Zahlungseingänge und Auszahlungen im Bereich der Haushaltsabteilung
Beschaffung, Verwaltung und Ausgabe des Bürobedarfs einschließlich der Bürokleingeräte
Durchführung von Beschaffungen nach den vergaberechtlichen Bestimmungen in enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen Bedarfsstellen
Mitwirkung bei der Bewirtschaftung der Haushaltsmittel
Durchführung der Beschaffung im elektronischen Verfahren im Rahmen der Zentralbeschaffung
Mitwirkung und Vorbereitung in Beschaffungsangelegenheiten
Führen der Schadenslisten und Mitwirkung bei der Einziehung von Schadensersatzbeiträgen und Haftkosten der Gefangenen
Abrechnung der Telefongespräche der Gefangenen und Bediensteten
Führen der Beiblätter und der Stammkarten der Dienstkraftfahrzeuge sowie Kontrolle der Fahrtenbücher
Mitwirkung bei der Abrechnung von zahnärztlichen Behandlungen, Zahnprothetik
Mitwirkung bei internen Geschäftsprüfungen der Wirtschaftsbetriebe
Berichtsvorlagen zu statistischen Erhebungen
Mitwirkung bei der Zusammenstellung der Beiträge zum Haushaltsvoranschlag sowie bei der Überprüfung der angemeldeten Investitionsvorhaben
Als Vertretung des Leiters der Zahlstelle geht es insbesondere um folgende Aufgaben:
Führung der Personenkonten der Gefangenen und des Verwahrkontos
Buchung der Sachkontenbewegung der Haushaltsabteilung und der Arbeitsverwaltung
Verwaltung des Bargeldbestandes
Verwaltung des Postbankkontos und tägliche Buchung der Kontenbewegung
Durchführung der Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse
Bargeldauszahlung an Gefangene bei Entlassung, Beurlaubung etc.
Buchung der Einkäufe der Gefangenen
Überwachung von Pfändungen der Gefangenen und Überweisung an die Gläubiger
Überweisungen auf Antrag der Gefangenen von ihrem Anstaltskonto
Annahme und Buchung von Besuchergeldern oder entlassener/entwichener Gefangener, dessen Anschrift nicht zu ermitteln ist
Annahme und Buchung von Geldstrafen sowie Weiterleitung an die jeweilige Einweisungsbehörde
Weiterleitung der Gefangenengelder an andere Justizvollzugsanstalten bei Verlegung
Abwicklung von Einkaufssperren
Überwachung und Vereinnahmung von Schadensangelegenheiten sowie Haftkosten
Abwicklung von Zahnarztvorschüssen
Geldablieferung bei zu hohem Geldbestand bei der Postbank
Beantragung einer Bestandsverstärkung bei zu geringem Bargeldbestand bei der Postbank
Einlagerung von Fremdwährung (Devisen) oder Umtausch in Euro
II. Anforderungen
1. Fachliche Anforderungen
Beamtin oder Beamter der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt (ehemals mittlerer Verwaltungsdienst) oder vergleichbare Tarifbeschäftigte mit möglichst kaufmännischer Vorbildung
gründliche Kenntnisse der einschlägigen Vorschriften
möglichst mehrjährige Berufserfahrung in der Haushaltsabteilung oder vergleichbaren Vergabestellen
möglichst anwenderbezogene IT-Kenntnisse (u. a. EPOS NRW, Vergabe NRW, MS Office)
2. Persönliche Anforderungen
Planungs- und Organisationsgeschick
Fähigkeit zum Selbstmanagement und selbstständigem Arbeiten
außerordentliche Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit
Einfühlungsvermögen bei professionellem Umgang mit Nähe und Distanz
Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
Kritik- und Konfliktfähigkeit
Flexibilität und Belastbarkeit
Serviceorientierung gegenüber Ratsuchenden
Loyalität gegenüber Dienstvorgesetzten
Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. In den Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen und gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 Abs. 3 SGB IX sind daher ausdrücklich erwünscht.
Eine Abbildung der Vielfalt in unserer Gesellschaft bei unseren Beschäftigten ist uns wichtig. Deshalb sind Bewerbungen von Menschen unabhängig von Alter, ethnischer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, geschlechtlicher Identität und sexueller Orientierung, Religion, Weltanschauung oder sozialer Herkunft ausdrücklich willkommen.
Ihre Bewerbung richten Sie bitte mit aussagekräftigen Unterlagen bis zum 16.05.2025 schriftlich an den Leiter der Justizvollzugsanstalt Essen, Krawehlstr. 59, 45130 Essen oder per Mail an poststelle@jva-essen.nrw.de.
Für Rückfragen steht Ihnen der Verwaltungsleiter der Justizvollzugsanstalt Essen, Herr Steinbach (nicolai.steinbach@jva-essen.nrw.de, Tel. 0201 / 7246 - 400) oder dessen Vertreterin, Frau Schäfer (katja.schaefer@jva-essen.nrw.de, Tel. 0201 / 7246 – 300) zur Verfügung.