Jobbeschreibung
Die Abteilung Jugend und Gesundheit (Einsatzort: Hohenzollerndamm 174 - 177) sucht
ab voraussichtlich 01.04.2025, unbefristet, Personal für das Aufgabengebiet als Verwaltungsmitarbeit mit Koordination in der Beratungsstelle für Behinderte und im Sozialpsychiatrischen Dienst im Gesundheitsamt. KENNZIFFER cw24-277
IHR AUFGABENGEBIET UMFASST
Koordination und Prozessoptimierung:
* Organisation und Koordination der Arbeitsabläufe in der Verwaltung des Fachbereichs, Entwicklung neuer Konzepte und Projekte für die BfB, Schnittstellenmanagement (z. B. SpD, KjPD und Sozialamt)
* Erarbeitung von Qualitätsstandards sowie Controlling und Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit. Koordination der Verwaltungsmitarbeiter*innen des Fachbereichs 3
* Organisation von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen
* Besetzung der Telefonzentrale in Absprache mit der Fachbereichsleitung
* Kontrolle von Zeitfassungsbögen
* Plausibilitätsprüfung der Produktblätter sowie Ausfertigung von Dienstleistungsberichten
Unterstützung der Fachbereichs- und Dienststellenleitungen:
* Vorzimmertätigkeiten für die Fachbereichsleitung und punktuelle Zuarbeit für die Leitungen der BfB und des SpD, Bearbeitung von vertraulichem Schriftverkehr, Terminmanagement
* Teilnahme mit Protokollierung sowie Nachbereitung von Sitzungen
* Aktenführung und Mitarbeit bei fachbereichsübergreifenden Aufgaben, wie z. B. Impfaktionen
Verwaltungs- und IT-Aufgaben:
* Erledigung allg. Sekretariats-, Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben
* Bearbeitung von Postfächern und behördlichen Sonderpostfächern des Fachbereichs, sowie des in Zukunft auch Chatbots in Kommunikation mit den beiden Dienststellen des Fachbereichs
* Material- und Gerätebestellung sowie Bearbeitung von Rechnungen und Vordrucken
* Nach entsprechender Schulung: Betreuung der IT-Fachanwendung, Erstellung und Pflege relevanter Statistiken (z.B. KLR-, Gender- und Senatsstatistiken)
Beratung und Unterstützung :
* Persönliche und telefonische Weiterleitung von Hilfesuchenden an den zuständigen Sozialdienst oder Tagesdienst
* Anleitung von Auszubildenden (KAB, FAB und VwFA)
Voraussetzungen
IHR PROFIL
* Ausbildung zum/ zur Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation)
oder
* erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrganges I (VL I)
oder
* Ausbildung zum/ zur Kauffrau/-mann für Büromanagement, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/- mann
oder
* vergleichbare Qualifikation
Eine mindestens einjährige Berufserfahrung aus einer Tätigkeit in der öffentlichen Verwaltung ist unabdingbar.
Eine detaillierte Beschreibung der Stellenanforderungen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil unter „weitere Informationen“.
Wir bieten Ihnen
UNSER ANGEBOT
* eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche des Bezirks mitgestalten können
* eine Weiterentwicklung der persönlichen Kompetenzen durch Fort- und Weiterbildung
* eine Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung
* die Möglichkeit von Telearbeit und mobilem Arbeiten im Rahmen der dienstlichen Belange
* ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit attraktiven Sport- und Gesundheitsangeboten
* ein kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung
* bis zu 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr zzgl. 24. und 31.12. dienstfrei
* eine jährliche Sonderzahlung
* Hauptstadtzulage von bis zu 150,00 € monatlich
* eine Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte