Jobbeschreibung
Das Bezirksamt Pankow von Berlin, Abt. Schule, Sport und Facility Management sucht ab sofort, unbefristet, eine
Assistenz (m/w/d) im Fachbereich Hochbau. Kennziffer: 079-3306-2025,
Geplanter Einsatzort: Storkower Str. 113, 10407 Berlin
Ihr Arbeitsgebiet umfasst u. a.:
* selbständige Organisation des Büros des Fachbereichs / der Leitung, Terminkoordination und -überwachung, Vorgangskontrolle, An- und Abwesenheitsmeldungen
* Erteilung von qualifizierten Auskünften im mündlichen und schriftlichen Publikumsverkehr, allgemeine Korrespondenz, telefonische Erstauskünfte inkl. Post- und E-Mail-Bearbeitung, Raumbuchungen
* strategische Organisation des Aktenbestands (digital und analog) nach Fachbereichsmaßgaben
* Datenbankerstellung und -pflege
* selbstständiges Erstellen von Statistiken, Darstellungsmethoden, Schreibarbeiten, Vervielfältigung
* eigenständige Bedarfserfassung von Bürotechnik und Büromaterial (einschließlich Bestellung, Vergabe, Verwaltung)
* Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen, Protokollführung
* fachbereichsbezogene Daten beschaffen, aufbereiten und teilweise auswerten
* Koordinierung von Zuarbeiten, Stellungnahmen, Berichterstattungen
* Kostenstandprüfung von Aufträgen, Bestellungen und Nachträgen in HKR
* Erstellen und Führen von übergeordneten Projektlisten
* Überprüfen von Trinkwasserprüfprotokollen, Erfassung und Verarbeitung der Ergebnisse, Einarbeitung der Protokollergebnisse in die „Legionellen-Liste“, Abstimmung mit dem Gesundheitsamt, der Immobilienverwaltung und dem Schulamt
* Bearbeitung von Gutachten (erfassen, dokumentieren und intern weitverarbeiten)
* Vorbereitung von Festlegungen unter Berücksichtigung der Kontierungen in HKR neu
* Unterstützung bei der Fertigung von Ausschreibungsunterlagen (Beauftragungen und Nachtragsmanagement)
* Eigenverantwortliche Prüfung von Wartungsrechnungen, sowie führen der Wartungstabellen
* Zedal Abfallentsorgung: verwalten und organisieren von Begleitscheinen, Übernahmescheinen, Entsorgungsnachweisen
* Bewirtschaftung der konsumtiven Sachausgaben des Fachbereiches
* Bearbeitung von verbrauchsabhängigen Rechnungen
* Erarbeitung und Erstellung von buchhalterischen Auswertungen
* Führung der Buchhaltungsakten entsprechend der Landeshaushaltsordnung (LHO)
* Bewirtschaftung der Einnahmetitel
* regelmäßige Kontrolle des Zahlungseingangs für alle Einnahmen
* Vorbereitung der Unterlagen für die Einholung von Angeboten, Prüfung und Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes
* Mitwirkung Praxisanleitung von Auszubildenden und Praktikanten
* Mitarbeit Projektcontrolling, zentrale Projektüberwachung, einschließlich Erstellung und Aktualisierung von Übersichten, Listen und Datenbanken nach bautechnischen Kriterien
* Abrechnung der Leistungen beteiligter freischaffender Architekten und Ingenieure des Hochbaus und Sachverständiger
* Durchführung nicht delegierbarer Bauherrenleistungen bei Abschlussarbeiten, Rechnungslegung und Dokumentation der Bauakten
Voraussetzungen
Sie haben...
* eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung (z. Bsp. Verwaltungsfachangestellte:r) bzw. vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen (z. Bsp. Verwaltungslehrgang I) oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Bürokommunikation oder gleichwertige Qualifikationen oder Berufserfahrungen
* verhandlungssichere Kenntnisse der deutschen Sprache entsprechend Stufe C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprache
sowie
* Kenntnisse zum Projektmanagement, Projektsteuerung und Projektleitung von Bauvorhaben; der Gefahrstoffverordnung, SiGeKo und dem Arbeitsschutz auf Baustellen
* Anwendungssichere IT-Kenntnisse, sowie sehr gute Kenntnisse in der Büroorganisation sowie in der sicheren Erstellung, Bearbeitung und Kontrolle von Texten und Tabellen
* Kenntnisse der LHO und AV LHO
* Kenntnisse der verwaltungsspezifischen Bearbeitungsstandards auf der Grundlage der Gesetze der Berliner Verwaltung und der GGO I
Sie können...
* auch unter schwierigen Bedingungen engagiert arbeiten, den Handlungsrahmen ausfüllen und aktiv Wissen und Erfahrungen einbringen sowie sich auf neue Aufgaben einstellen und neue Kenntnisse erwerben
* vorausschauend planen und strukturieren und entsprechend agieren
* ihr Denken und Handeln auf ein gewünschtes Ziel hin auszurichten und die erforderlichen Ressourcen effizient einsetzen.
* sich personen- und situationsbezogen austauschen
Weitere Einzelheiten können dem Anforderungsprofil entnommen werden, welches Sie unter "weitere Informationen" finden.
Wir bieten Ihnen
* ein familienfreundliches Arbeitsumfeld und eine gute Work-Life-Balance (durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und Einstieg in die mobile Arbeit) und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten
* die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen sowie ein individuelles Wissensmanagement
* aktive Gesundheitsangebote während der Arbeitszeit)
* eine kostenlose externe Sozialberatung
* ein vergünstigtes Firmenticket für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg bzw. eine Hauptstadtzulage
* eine Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte
* eine Bezahlung nach geltendem ( Link zum TV-L ) Tarifvertrag
* 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich arbeitsfrei am 24.12 und 31.12
* Jahressonderzahlung