Als Assistenz der Geschäftsführung bist du die rechte Hand unseres Geschäftsführers und sorgst dafür, dass intern alles reibungslos abläuft. Du übernimmst eigenständig Projekte, optimierst Prozesse und hältst der Geschäftsleitung den Rücken frei. Von Finanzmanagement über Backoffice-Organisation bis hin zur Unterstützung bei strategischen Entscheidungen – du hältst alle Fäden zusammen.
Aufgaben
* Finanz- & Rechnungswesen: Verantwortung für die vorbereitende Buchhaltung, inklusive Belegmanagement, Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr. Du kommunizierst eigenständig mit Steuerberatern und Behörden, um die Einhaltung aller finanziellen und rechtlichen Anforderungen sicherzustellen.
* Backoffice-Management: Organisation und Koordination von Terminen, effiziente Dokumentenverwaltung sowie Pflege und Optimierung interner Systeme. Du fungierst als zentrale Kommunikationsschnittstelle zu externen Dienstleistern sowie dem Team und der Geschäftsleitung.
* Projekt- & Prozessmanagement: Analyse und Optimierung bestehender Prozesse, Implementierung neuer Tools und Strukturen. Eigenverantwortliche Leitung von Projekten zur kontinuierlichen Verbesserung interner Abläufe.
* Unterstützung der Geschäftsleitung: Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Koordination und Delegation von Aufgaben sowie eigenständige Bearbeitung operativer Themen.
* Persönliche Assistenz: Organisation von privaten Angelegenheiten des Geschäftsführer und sowie zuverlässige Erledigung von Ad-hoc-Aufgaben.
Qualifikation
* Berufserfahrung z.B. als Assistent:in, Sekretär:in oder ähnliche Kaufmännischen Berufen, sowie organisatorische Rollen wie Projektmanager. Idealerweise im Office-Management oder in der Verwaltung
* Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion
* Exzellente Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Auftreten
* Souveräner Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und digitalen Tools
* Proaktivität und Ownership Mindset: Selbstständiges Arbeiten mit Eigeninitiative und lösungsorientiertem Denken
* Lernbereitschaft für neue Prozesse und Themengebiete: Schnelle Auffassungsgabe und Offenheit für neue Aufgaben
Benefits
* Individuelles Arbeits Setup: Ob Apple-Liebhaber oder Fan mechanischer Tastaturen – wir stellen sicher, dass du mit der Hard- und Software ausgestattet bist, die du für maximale Produktivität benötigst.
* Flexible Urlaubsgestaltung: Nimm dir die Zeit, die du brauchst, um dich zu erholen und neue Energie zu tanken
* Monatlicher Sachbezug: Freue dich über einen steuerfreien Gutschein in Höhe von 50€ für zahlreiche Unternehmen wie Rewe, Douglas, IKEA oder MediaMarkt
* Steuerfreier Essenszuschuss: Erhalte monatlich bis zu 112,50€ in Form digitaler Essensmarken
* Deutschlandticket oder Job-Rad Abo: Wir übernehmen deine Fahrtkosten, damit du entspannt zur Arbeit kommst
* Modernes Büro über den Wolken Berlins, direkt am Ku’damm/Zoologischer Garten im 19. OG des Waldorf Astoria (Zoofenster) Hochhauses. Natürlich ausgestattet mit deinen Lieblings Snacks & Getränken
* Unvergessliche Teamevents & -trips: Erlebe mit uns mehr als nur eine Weihnachtsfeier! Ob Lasertag, Kino-Premieren oder gemeinsame Inselreisen – bei uns steht Teamgeist an erster Stelle
* Wachse mit uns: Deine persönliche und berufliche Entwicklung ist uns wirklich wichtig. Dabei bieten wir nicht nur Zugang zu, sondern stellen sicher, dass du über alle Lernressourcen verfügst, die du für deine persönliche Weiterentwicklung benötigst
Klingt nach dir? Wir freuen uns darauf dich kennenzulernen! :)