Was Sie bei uns tun
* Unterstützung der Abteilungsleitungen und Mitarbeitenden bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten z.B. Terminkoordination und Korrespondenz, Telefon, auch in englischer Sprache
* Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen im In- und Ausland
* Unterstützung beim On- und Offboarding von wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräften
* Organisation und Durchführung von Meetings, Gästebewirtung und Abrechnung der Bewirtungskosten
* Stammdaten- und Kundenportalpflege für das gesamte Institut
* Unterstützung bei der Planung und Abwicklung von Meetings und Projekttreffen
* Übernahme administrativer Tätigkeiten (Post, Ablage, Koordinierung der Dienstleister, Kontaktperson für den Vermieter)
* Umsetzung der Arbeitsschutzmaßnahmen am Standort
* Vertretung der Abteilungs- und Institutsassistenzen
Was Sie mitbringen
* Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
* Erfahrung und Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht wären wünschenswert
* Erfahrung in der Organisation und Planung von Geschäftsmeetings
* Ausgeprägte Teamfähigkeit, untermauert durch Ihre Sozialkompetenz, Ihre Kommunikationsstärke sowie durch Ihr sicheres und freundliches Auftreten
* Eine hohe Serviceorientierung sowie eine strukturierte, selbständige Arbeitsweise und ein ausgeprägtes Organisationsgeschick
* Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Sehr guter Umgang mit MS Office-Produkten sowie mit SAP
Was Sie erwarten können
* Eine abwechslungsreiche, spannende Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung.
* Ein modern ausgestattetes Arbeitsumfeld mit modernster IT-Infrastruktur.
* Wir bieten sehr gute fachliche und persönliche Weiterentwicklungsperspektiven.
* Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf spielt für uns eine wichtige Rolle. Wir bieten Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit mobilen Arbeitens.
Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet.
Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 20 Stunden.
Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.
Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess.
Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.