Ihre Aufgaben:
* Empfang und Begrüßung von Besuchern: Freundlicher Empfang und Weiterleitung von Besuchern an die zuständigen Abteilungen oder Personen.
* Telefonzentrale: Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen, Bearbeitung von Anfragen und Nachrichten.
* Post- und E-Mail-Verwaltung: Sortieren und Verteilen der eingehenden Post und E-Mails, sowie Bearbeitung der ausgehenden Korrespondenz.
* Terminmanagement: Koordination und Verwaltung von Terminen und Besprechungen, einschließlich der Vorbereitung von Besprechungsräumen.
* Verwaltung von Büromaterial: Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, um sicherzustellen, dass stets ausreichend Vorräte vorhanden sind.
* Unterstützung der Verwaltung: Allgemeine administrative Aufgaben wie Ablage, Datenpflege und Dokumentenmanagement.
* Kundenservice: Bereitstellung von Informationen und Unterstützung für Kunden und Besucher, sowohl persönlich als auch telefonisch oder per E-Mail.
* Organisation von Reisen und Unterkünften: Buchung von Geschäftsreisen und Unterkünften für Mitarbeiter.
* Unterstützung bei Veranstaltungen: Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen und Meetings
* Organisation des Fuhrparks
Ihre Qualifikationen:
* Kaufmännische Ausbildung
* Zzgl. mindestens 3- 5 Berufserfahrung
* Nur in Vollzeit (keine Teilzeit möglich!)
* Deutsch: mindestens C1
* Englisch: mindestens B2
* MS-Office: sehr gute Kenntnisse
* Expertise in Gästeempfang, Telefonzentrale, Postbearbeitung, Travel Management, Fuhrpark, Terminkoordination, Koordination von Handwerkern etc., Büromaterialverwaltung
* Soft Skills: Dienstleistungs- & serviceorientiert, transparent, empathisch, souverän, Organisationstalent, Multi Task, Stressresistent und interkulturelle Kompetenz
Ihre Vorteile:
* 37,5 Stundenwoche
* Gutes Gehalt
* Strukturierte Arbeitszeiten
* Mo.-Do.: Beginn zwischen 07:45 – 08:30 | Ende zwischen 16:00 – 16:45 Uhr | Kernarbeitszeit: 08:30 – 16:00 Uhr
* Fr.: Beginn zwischen 08:00 – 08:30 | Ende zwischen 15:00 – 15:30 Uhr | Kernarbeitszeit: 08:30 – 15:00 Uhr