Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Immobilienbranche Standort: Ettenheim ⏳ Anstellungsart: Vollzeit Wir suchen dich Du bist ein Organisationstalent, denkst pro aktiv mit und hältst der Geschäftsführung den Rücken frei? Du liebst es, Struktur in den Arbeitsalltag zu bringen und gleichzeitig mit einem dynamischen Team in der Immobilienbranche zu arbeiten? Dann bist du bei uns genau richtig Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) übernimmst du eine zentrale Rolle in unserem Unternehmen. Du sorgst dafür, dass alles rundläuft – von der Terminorganisation über die Kommunikation mit Kunden bis hin zur Unterstützung bei strategischen und administrativen Aufgaben. Deine Aufgaben: ✅ Terminmanagement & Koordination: Organisation und Verwaltung von Terminen für das Makler-Team, insbesondere im Vertrieb ✅ CRM-Management: Pflege und Verwaltung von Kundendaten in CRM Systeme sowie strukturierte Nachverfolgung von Leads ✅ Kommunikation & Korrespondenz: Eigenständige Bearbeitung eingehender E-Mails und Telefonate, Entlastung der Geschäftsführung ✅ Dokumenten- & Unterlagenmanagement: Beschaffung und Verwaltung von relevanten Dokumenten (z. B. bei Behörden, Verwaltungen, Ämtern) ✅ Buchhaltungsvorbereitung: Unterstützung bei der Erfassung und Organisation buchhalterischer Unterlagen für die Finanzabteilung ✅ Marketing & Außendarstellung: Erstellung und Pflege von Flyern, Broschüren und Werbematerialien ✅ Büroorganisation: Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs durch effizientes Büromanagement ✅ Vorqualifizierung von Interessenten: Erste Einschätzung und Prüfung potenzieller Käufer/Mieter vor Besichtigungen ✅ Notarielle Abwicklung: Anmeldung und Koordination von Notarterminen, ggf. Prüfung von Kaufverträgen ✅ Exposé-Erstellung: Vorbereitung und Erstellung hochwertiger Exposés ✅ Netzwerk- & Partnermanagement: Organisation und Terminierung von Netzwerktreffen & geschäftlichen Events ✅ Effizienz & Fokus: Unterstützung der Geschäftsführung, um sich auf strategische Wachstumsprojekte konzentrieren zu können Strukturierte & mitdenkende Arbeitsweise: Du erkennst Herausforderungen frühzeitig und findest Lösungen Erfahrung in der Büroadministration, idealerweise in der Immobilienbranche Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools (z. B. Pipedrive, CRM-Systeme) Kommunikationsstärke – sowohl schriftlich als auch mündlich Diskretion & Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen Teamfähigkeit & Belastbarkeit – du behältst auch in stressigen Phasen den Überblick