Unser Mandant zählt mit weltweit über 34.000 Mitarbeitern und einem weltweiten Jahresumsatz von über 25 Milliarden US-Dollar zu den größten Pharmaunternehmen der Welt. Im Auftrag besetzen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Position
(Senior) Verwaltungsassistent (m/w/d)
Unternehmenssitz: Region Frankfurt / Bad Homburg
regelmäßige Anwesenheit im Büro erforderlich
Aufgaben:
* Administrative Unterstützung des Vertriebsleiters (Reise- und Terminplanung und -organisation für NSM, Kalenderpflege, Bearbeitung der Korrespondenz, Datenpflege und -archivierung, Erstellung von Spesenabrechnungen, Verwaltung und Pflege von Außendienstlisten, Akten und Organigrammen, prüfungsbezogene Dokumentation),
* Ansprechpartnerin für AD und Bezirksleiter
* Organisation von internen Meetings/Veranstaltungen und Mitwirkung bei deren Planung und Gestaltung sowie Zusammenarbeit mit Veranstaltungsagenturen
* Zusammenstellung wöchentlicher E-Mails für den Außendienst nach vorgegebenen Inhalten
* Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsfolien für Meetings
* Mitarbeit bei/Übernahme von Vertriebsteilprojekten
* Mitkontrolle des Spesenmanagements inkl. Abgrenzungen
* Urlaubsvertretung der anderen Vertriebsassistenten
* Koordination von Reisearrangements, Terminen und Organisation von Meetings und Telefonkonferenzen
* Abwicklung der Korrespondenz (auch in englischer Sprache) mit Gerichten, Anwälten, Behörden, Verbänden, Seminaranbietern, Kollegen im In- und Ausland sowie Gremienmitgliedern und anderen Partnern der Lilly-Stiftung
* Unterstützung bei der Budget- und Rechnungsverwaltung sowie bei der Betreuung unseres externen Anwaltsnetzwerks
* Unterstützung bei Aufgaben des Projektmanagements
* Betreuung des internen und externen Internetauftritts der Rechtsabteilung und der Stiftung,
* Allgemeine Bürotätigkeiten, Dokumentenmanagement
Anforderungen:
* Hohe Zuverlässigkeit, ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten,
* Teamfähigkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten,
* Lösungsorientierte, agile Art mit offener, konstruktiver und ehrlicher Kommunikation,
* Hohes Maß an Loyalität und Diskretion,
* Sehr gute Koordinationsfähigkeiten und Erfahrung mit funktionsübergreifender Teamarbeit,
* Perfekte Deutschkenntnisse, sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift,
* Hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Selbständigkeit und Eigenverantwortung,
* Schnelle Auffassungsgabe und genaues und zuverlässiges Arbeiten,
* Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point, Outlook, Sharepoint)
* Humor, Freundlichkeit und Teamgeist,
* Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch,
* Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten,
* Schnelle Auffassungsgabe, strukturierte und selbständige Arbeitsweise und intrinsische Motivation,
* Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit, vorausschauendes Denken,
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und im Umgang mit modernen Medien
Darauf darfst Du Dich freuen:
* Ein angenehmes Arbeitsklima und freundliches Miteinander im Team
* Flexible Arbeitszeiten
* Eine spannende Aufgabe und neue Herausforderung
* Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag von Careforce – für eine langfristige Perspektive und Sicherheit
* 30 Tage Jahresurlaub
* Weiterentwicklung? Auch hier können wir Dich unterstützen! Mit exklusiven Weiterbildungsprogrammen ist das möglich
* Eine persönliche und individuelle Betreuung: von der Bewerbung bis zur Einstellung und darüber hinaus
* Der Einsatz ist zunächst befristet auf 18 Monate